Helder Vastgoed Schilderwerken uit Den Helder en Heerhugowaard verricht voor woningcorporaties, Vereniging van Eigenaren en overheidsinstellingen onderhoud- en verduurzamingswerkzaamheden aan gevel- en dakelementen. Denk aan houtrotherstel, geveltimmerwerk, isolatiewerkzaamheden en uiteraard het schilderwerk. Het schilder- en onderhoudsbedrijf werkt voor haar opdrachtgevers op basis van Resultaatgericht Samenwerken (RGS). Dat houdt in dat er een duurzame samenwerking is, waarbij resultaatafspraken worden gemaakt in plaats van een traditionele, incidentele inspanningsverplichting.
‘Die prestatieafspraken worden per project gemaakt’, vertelt directeur Peter Wiering. ‘We monitoren of de afgesproken KPI’s met de opdrachtgever ten aanzien van de technische kwaliteit van het werk, de leveringskwaliteit en budgettering worden behaald. Zo blijft de opdrachtgever keurig op de hoogte of het project nog volgens bovengenoemde afspraken verloopt. Daarmee geef je onder meer budgetzekerheid aan de opdrachtgever en voorkom je achteraf discussies over kwaliteit, planning en kosten voor meerwerk.’
Om deze prestaties aantoonbaar te maken, gebruikt Helder Vastgoed Schilderwerken dus de app RAPP. Deze applicatie voor renovatie- en onderhoudsbedrijven is een geautomatiseerde tool voor offreren, factureren en werkvoorbereiding (inventarisatie van werkzaamheden, materiaal -en urenstaten). Daarnaast is het een hulpmiddel om via foto’s, werkinventarisatie en genereren van rapportages te voldoen aan de eisen van de Wkb, namelijk het opleveren van een consumentendossier (ook wel opleverdossier) en dossierbevoegd gezag.
FOTO’S: HELDER VASTGOED SCHILDERWERKEN
Grijs gebied wegnemen
Helder Vastgoed Schilderwerken en haar opdrachtgevers hebben een gezamenlijk doel. In geval van RGS met minder contractdocumenten werken en geen discussies meer hebben over de kwaliteit van het geleverde werk, meerwerk en de daaraan verbonden kosten. Daarnaast: de opdrachtgever regelmatig inzicht te geven in het project of de geboekte resultaten en het budget in de pas laten lopen met de prestatieafspraken. ‘Dat is belangrijk om het grijze gebied weg te nemen tussen dat waar de opdrachtgever voor heeft betaald en de werkelijk uitgevoerde werkzaamheden. We moeten elkaar kunnen vertrouwen, maar dan wel op basis van een zichtbare onderbouwing.
Die aantoonbare onderbouwing levert Helder Vastgoed Schilderwerken via RAPP. ‘Op een beurs kwam ik met hen in contact en de app voldeed aan onze wensen. Hiermee wordt de kwaliteit van de werkzaamheden aantoonbaar geborgd en het is een fijn controle- en communicatiemiddel met onze opdrachtgevers’, legt Wiering uit. ‘Je kunt verschillende rapportages uitdraaien voor diverse functionarissen, zoals de opzichter of een projectleider van bijvoorbeeld een woningcorporatie. De gegevens en hoeveelheid informatie is afgestemd op de individuele ontvanger.’
Inventariseren en vastleggen
Met RAPP kunnen gebruikers een renovatie- en onderhoudsproject inventariseren en bewijslast vastleggen en rapporteren. Door een foto te maken van de werkzaamheden en daar een bepaald label aan te hangen, wordt de bewijslast verzameld en centraal opgeslagen. De labels, die zichtbaar zijn in de foto, hebben elk een andere kleur, afhankelijk van de taak die verricht is. Zo heeft het label van schilderwerk van het kozijn een andere kleur dan houtrotherstel aan een kozijn. Label en foto worden onderscheiden qua ruimte waar je werkzaam bent geweest, en per bouwdeel/component.
Bovenstaande werkwijze volg je ook bij een opname in de woning. Aan de hand daarvan worden meer-/minderwerklijsten en een prijsopgave gegenereerd in een offerte. Dit rapport stuurt de gebruiker naar de klant voor akkoord. Volgens salesmanager Jan Frans de Boer van RAPP.nl krijgt de ontvanger alles in één rapport te zien zodra de werkzaamheden zijn afgerond. Dit rapport, waarin de klant ziet hoe de kwaliteit van de klus is geborgd, kan toegevoegd worden aan de factuur.
Eerst scepsis, dan enthousiasme
Volgens Wiering zijn de gebruikers van RAPP bij Helder Vastgoed Schilderwerken na enige ervaring enthousiast over het gebruiksgemak. ‘In eerste instantie heerste er scepsis bij onze timmerlieden, schilders, projectleiders en werkvoorbereiders. Men zag op tegen het extra werk, maar na een tijdje werd het gebruik van de app vanzelfsprekend. Ze begrijpen waarom ze RAPP gebruiken. Het management heeft de gebruikers duidelijk gemaakt dat uit oogpunt van kostenbeheersing en kwaliteitsbewaking zo’n app cruciaal is voor onze bedrijfsvoering.’
De WoonCompagnie: RAPP is prettig controlemiddel
De Wooncompagnie is één van de opdrachtgevers voor wie Helder Vastgoed Schilderwerken regelmatig onderhoudswerkzaamheden uitvoert aan het woningbestand. Door middel van Resultaatgerichte Samenwerking zijn er duurzame, concrete prestatieafspraken gemaakt. Volgens Brigitte Steeksma, technisch adviseur woningen bij De WoonCompagnie, is RAPP voor de woningcorporatie een prettig controlemiddel. ‘We proberen alle onderhoudsprojecten te bezoeken, maar zien helaas niet alles. Wat dat betreft werkt de documentatie in RAPP heel fijn om inzicht te krijgen of een project nog in de pas loopt met de gemaakte prestatieafspraken.’