Het is nog geen 20 jaar geleden dat er wel eens een ondernemer met een ‘baksteen’ van een mobieltje rondliep. Daar is het, zoals we weten, niet bij gebleven. De pda deed wat later zijn intrede en tegenwoordig struikel je over de smartphones en tablets. Waar gaat dat heen en wat betekent dat voor je ondernemerschap?
SchildersVakkrant vroeg aan Kor Piorunek, mededirecteur bij Bartels Datastore en aan Henk-Jan Buddingh, branchemanager van Gilde Software, om eens in de glazen bol van de kantoorautomatisering te kijken. Piorunek: ‘We gaan naar een tijd van nog meer draadloos en van veel kleinere apparatuur.’ Daarmee zegt Piorunek tegelijkertijd dat gebruikers de gegevens, zoals nu ook al gebeurt, rechtstreeks van locatie naar kantoor doorsturen: ‘Je ziet dat al bij facturering en bij het verwerken van offertes. Het zal spectaculair toenemen. Uit een praktisch oogpunt volledig digitaal. Denk aan het doorsturen en ontvangen van een melding en de registratie op locatie en digitaal terugsturen van formaten, materiaal en uren.’
Buddingh: ‘Inderdaad, snel afhandelen van regie- en mutatiewerk is daar een mooi voorbeeld van. Administratief een prachtig tijdsbesparende alternatief.’
Dataopslag in clouds
De dataopslag staat op servers, of door intelligente en veilige opslag in zogenoemde ‘clouds’ (dataopslagcentra). Dat moet ook wel om de gewenste gegevens met pc’s, laptops, tablets en smartphones vanaf elke gewenste locatie binnen te kunnen halen. Buddingh: ‘Cloud betekent het benaderbaar maken van gegevens voor een ieder, waarvandaan dan ook. Zolang je maar bij je gegevens kunt. De calculator hoeft niet per se naar kantoor, maar kan de gegevens van huis uit, vanaf locatie op de server/in de cloud zetten, zodat die weer voor anderen inzichtelijk zijn. Mobiel werken heeft toekomst.’
Minder papier en CO2 uitstoot
Het zal qua kantoorbezetting in ieder geval een verschuiving opleveren. Functies en de aard van werkzaamheden zullen wijzigen. Piorunek: ‘Minder of zelfs geen papieren verwerking meer. Vanzelfsprekend wel controles van de gegevens, dat blijft, maar wel digitaal. Digitale bestellingen worden in één handeling digitaal beantwoord met een bevestiging en/of een digitale inkoopfactuur.’ Buddingh kan dat bevestigen: ‘Het heeft ook qua CO2-uitstoot voordelen, maar dat niet alleen. De overheid stelt ter bevordering van deze ontwikkelingen de digitale opslag gelijk aan traditionele opslag.’
Managementinformatie en informatiestromen krijgen nieuwe vormen
In de acceptatie van deze ontwikkelingen ziet Piorunek geen verschillen tussen grote of kleine bedrijven, in algemeenheid wel tussen jong en oud, en tussen hoog en laag opgeleid management, uitzonderingen daargelaten: ‘Werkgevers die in staat zijn “out of the box” te denken, zijn sneller geneigd hun managementprocessen anders aan te sturen dan degenen die daartoe niet in staat zijn.’ Ook zullen managementinformatie en informatiestromen andere vormen krijgen. Zowel Buddingh als Piorunek voorzien dat deze informatie digitaal online en realtime beschikbaar zal zijn. Buddingh: ‘Parameters voor de bedrijfsvoering zijn realtime via duidelijke grafieken visueel op het beeldscherm afroepbaar, klaar om op elk gewenst moment bij te sturen. Gewoon, met één druk op de knop zien hoe op een managementdashboard de gefactureerde omzet, offertes, orders, gewerkte uren en hoe ontwikkelingen eruit zien.’