Een zichzelf respecterend schildersbedrijf houdt er een personeelsbeleid op na en daar horen functioneringsgesprekken bij. Niet in de laatste plaats nu werkgevers en werknemers een nieuwe loon- en functiestructuur zijn overeengekomen. Er valt dus wat te bespreken. Hoe zat het ook alweer?
Het is duidelijk prettig voor een bedrijf en voor de medewerkers om te weten wat het bedrijf van haar medewerkers verwacht, en omgekeerd, wat medewerkers van het bedrijf kunnen verwachten. Een medewerker die lekker in zijn of haar vel zit is en die weet wat er voor ontwikkelingsmogelijkheden zijn, functioneert prima. Kortom, het is goed wanneer medewerkers en hun leidinggevenden op één lijn zitten, hun bevindingen uitspreken en schriftelijk vastleggen. Daarvoor dient het functioneringsgesprek. Een functioneringsgesprek gaat over het feitelijke functioneren, over omgangsvormen, over competenties, over werkafspraken, over omgang met collega’s, over carrièreperspectief, kortom over alles wat met de dagelijkse uitvoering van het dagelijkse werk te maken heeft. Let wel: een functioneringsgesprek is een verbetergesprek, geen beoordelingsgesprek. Dat vindt op een ander tijdstip plaats. De werkafspraken uit het functioneringsgesprek kunnen in een beoordelingsgesprek zeker een rol spelen.
Het verloop van een gesprek
Een functioneringsgesprek is iets meer dan ‘effe serieus bijpraten’. Het functioneringsgesprek stelt de medewerkers in staat zichzelf bij te sturen, te motiveren en te ontwikkelen waarbij het belangrijk is dat de gemaakte afspraken worden nagekomen, zowel door de leidinggevende als door de medewerker. Nu kan een functioneringsgesprek tussen een werkgever en medewerkers binnen een klein schildersbedrijf van 2 à 3 medewerkers heel anders verlopen dan bij een vastgoedonderhoudsbedrijf van 150 medewerkers. In het eerste geval veelal informeler. De lijnen zijn immers zeer kort en veel van het besprokene is ook tijdens het werk en/of in de pauze al wel eens gezegd. Toch is het belangrijk hiervoor een minimaal één keer per jaar in de agenda tijd vrij te maken en werkafspraken vat te leggen.
Voorkomende onderwerpen
Het is daarbij van belang dat je als leidinggevende de afspraak voor een functioneringsgesprek ruimschoots van tevoren maakt zodat zowel de leidinggevende als de medewerker zich voor kunnen bereiden over in te brengen onderwerpen. Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn bijvoorbeeld: wat loopt er niet lekker, wat kan er verbeteren, is er voldoende overleg, hoe is de werksfeer, is het werk nog voldoende uitdagend en zo niet, wat zijn er voor mogelijkheden in de vorm van trainingen en cursussen? Maar ook terug kijken naar de werkafspraken uit het vorige functioneringsgesprek kan een onderdeel zijn van het gesprek. Een functioneringsgesprek is geen eenrichtingsverkeer, van leidinggevende richting medewerker, maar een dialoog. Als leidinggevende neem je het voortouw en het is je verantwoordelijkheid om structuur in het gesprek aan te brengen en de voortgang te bewaken.
Benodigde vaardigheden voor een goed gesprek
Het houden van functioneringsgesprekken mag je als leidinggevende niet onderschatten. Het vereist nogal wat sociale- en gespreksvaardigheden. Behalve goed luisteren, behoor je als leidinggevende het gesprek in goede banen te leiden door vragen te stellen en door het besprokene steeds samen te vatten. Ook moet je om kunnen gaan met de op- en aanmerkingen van medewerkers en evenwichtig op gevoeligheden kunnen reageren. Belangrijk is om gevoelige onderwerpen vooraf uit te spreken om het functioneringsgesprek niet te laten ontaarden in emotionele welles- en nietesspelletjes. Daar zijn de gesprekken te belangrijk voor.