20 Woningexploitanten kunnen naar verwachting gemiddeld 57 procent besparen op de indirecte kosten van vastgoedonderhoud door dit resultaatgericht te organiseren in plaats van traditioneel inspanningsgericht. Dit blijkt uit onderzoek naar de overheadkosten bij twaalf vastgoedbeleggers en woningcorporaties, uitgevoerd door Chris Oerlemans. Tussen de goedkoopste en de duurste zit bijna een factor tien. “Schokkend”, aldus het directielid van Kloet Onderhoud, die onlangs zijn MRE-titel haalde aan de Amsterdam School of Real Estate.
Chris Oerlemans (35 jaar) is van huis uit bedrijfskundige (zie kader). Toen hij in het familiebedrijf Kloet Onderhoud stapte, vroeg hij zich af waarom de markt is georganiseerd op de manier waarop die is georganiseerd. “Centrale vraag is: waarom gaan partijen anders om met het organiseren van onderhoud? Wij hebben als Kloet goede ervaringen met resultaatgericht vastgoedonderhoud. Waarom wordt dat niet meer in de markt toegepast? Dat intrigeerde me.” Voor Oerlemans aanleiding om een studie op te pakken aan de Amsterdam School of Real Estate (ASRE). “Het kon nu, omdat mijn vader nog actief is in het bedrijf. Het kost je per week toch een dagdeel college. En een studiebelasting van gemiddeld 20 uur per week betekende ook dat ik gedurende 2,5 jaar nauwelijks een sociaal leven had.”
Master
Oerlemans is de eerste vertegenwoordiger uit de vastgoedonderhoudssector die de titel MRE (Master of Real Estate) achter zijn naam mag zetten (zie kader). Nog opvallender vond hij de ontdekking tijdens zijn studie dat men in de top van de vastgoedwereld nauwelijks bekend is met het feit dat onderhoud, door het op een bepaalde manier te organiseren en te benaderen, ook ‘knoppen’ heeft waaraan kan worden gedraaid en waarmee een strategische koers kan worden uitgezet om directe en indirecte rendementen op peil te houden. “Onderhoud is voor hen vaak louter een kostenpost, die is uitbesteed aan een manager die het vastgoed beheert.” Het was voor Oerlemans dan ook een uitgelezen kans om zijn afstudeerscriptie te richten op de rol van onderhoud binnen de vastgoedsector. Hij sloot zijn postdoctorale opleiding aan de ASRE af met een wetenschappelijk onderzoek naar de efficiëntste manier om (planmatig) vastgoedonderhoud te organiseren (overhead) voor professionele vastgoedbezitters (woningexploitanten). De titel: ‘Efficiënt Vastgoedonderhoud: Controle is goed, vertrouwen is beter’.
Vier manieren
Oerlemans: “Er zijn vier manieren waarop vastgoedonderhoud kan worden aangepakt. De nog steeds meest voorkomende variant die we kennen, is traditioneel vastgoedonderhoud (TVO); inspanningsgericht door het meervoudig aanbesteden van een bestek. Prestatiegericht vastgoedonderhoud (PVO) kenmerkt zich door zeer gedetailleerde afspraken over de technische prestaties waaraan de geleverde onderhoudswerkzaamheden van één of meerdere onderhoudscycli moeten voldoen; ongeacht of eventuele afwijkingen relevant zijn voor de conservering van het vastgoed of het genot van de gebruiker. De meest geavanceerde variant is die van resultaatgericht vastgoedonderhoud (RVO).” In tegenstelling tot het centraal stellen van de inspanning of de technische prestatie, stelt de RVO-aanpak de wensen van de vastgoedgebruiker centraal. De bezitter van het vastgoed maakt deze wensen kenbaar en het onderhoudsbedrijf vertaalt deze naar een onderhoudsplan en technische eisen die maatgevend zijn voor het gewenste resultaat. Oerlemans: “Prestatie-eisen zijn niet leidend, maar maatgevend bij RVO. Dat is een belangrijk verschil.” De vierde mogelijkheid is insourcen van vastgoedonderhoud; planmatig onderhoud wordt dan binnen de eigen organisatie uitgevoerd. “Dit komt in Nederland onder professionele vastgoedbezitters nauwelijks voor en hebben we dan ook buiten het onderzoek gehouden”, verklaart Oerlemans.
Onderzoek
De maatstaf voor efficiëntie in het onderzoek, waarbij de overheadkosten van twaalf vastgoedbeleggers en woningcorporaties door Oerlemans zijn geanalyseerd, zijn de gemiddelde indirecte kosten voor het organiseren van planmatig vastgoedonderhoud per woning per jaar. Daarbij is gekeken naar kosten binnen het eigen apparaat en ingehuurd werk door derden, bijvoorbeeld een adviesbureau. De twaalf onderzochte vastgoedexploitanten varieerden in omvang en hebben gezamenlijk in totaal 229.620 woningen in beheer. Oerlemans: “De woningcorporaties en beleggers deden graag mee, omdat op deze manier een anonieme benchmark mogelijk was over waar men qua indirecte kosten staat. Normaal wordt eigenlijk alleen naar de directe kosten gekeken en worden de kosten die bij het facilitair management horen vaak op een hoop gegooid.”
Indirecte kosten
Onderzoek van Straub et al. (2008;2009) toonde al aan dat de projectgebonden (directe) kosten van onderhoud circa 20 procent lager uitvallen wanneer opdrachtgevers lange termijn afspraken maken met opdrachtnemers. De opdrachtnemers bepalen daarbij zelf welke werkzaamheden wanneer worden uitgevoerd. De hypothese van Oerlemans was dat ook de indirecte kosten lager zouden uitvallen bij RVO. De werkelijkheid overtrof echter de stoutste verwachtingen. “Ik heb kunnen aantonen dat de RVO-opdrachtgevers met hun indirecte kosten gemiddeld maar liefst 57 procent goedkoper uit zijn dan de TVO-opdrachtgevers en PVO-opdrachtgevers 46 procent goedkoper.” Dat is het gemiddelde, nog dramatischer wordt het als wordt gekeken naar de uitersten in het onderzoek. “Ronduit schokkend”, noemt Oerlemans het zelf. “Tussen de goedkoopste en de duurste zit bijna een factor tien. Dan hebben we het over respectievelijk 10 of 70 euro per woning per jaar. En daarvoor wordt qua overhead bij planmatig onderhoud hetzelfde werk gedaan.” Volgens Oerlemans was dit ook even slikken voor de betrokken vastgoedbezitters, want iedereen was er van overtuigd dat ze hun organisatie uiterst efficiënt hadden ingericht. “Maar naar nu blijkt, ‘penny wise, pound foolish’. Men zoomt heel erg in op details. Daardoor wordt het grote geheel uit het oog verloren en men vergeet te kijken welke inspanningen – lees kosten – daarvoor moeten worden verricht.”
Asset specificity
Interessant is dat Oerlemans niet alleen de indirecte kosten in beeld heeft gebracht, maar ook vanuit de theorie heeft gekeken hoe de verschillende opdrachtgevers als bedrijf zijn georganiseerd. Alles benaderd vanuit de transactiekostentheorie. Dit betekent in kaart brengen wat de kenmerken (asset specificity) van de transacties zijn en de context waarin deze plaatsvinden, de zogenoemde transactieatmosfeer. “Hoe stel je je als opdrachtgever op richting opdrachtnemer? In welke mate is er sprake van vertrouwen?” En met deze informatie meent Oerlemans ook te kunnen verklaren waarom inspanningsgericht traditioneel aanbesteden (TVO) qua indirecte kosten duurder is dan prestatiegericht (PVO) of resultaatgericht onderhoud (RVO). “Vastgoedonderhoud is een sterk ‘asset specific’ dienst. Ieder pand is immers anders en opdrachtgever en opdrachtnemer zijn niet eenvoudig inwisselbaar voor elkaar tijdens een transactie. Hierdoor is er sprake van een beperkte rationaliteit én ruimte voor opportunisme. Dat maakt dat personen zich gaan indekken. De vraag is: hoe ga je als organisatie met deze potentiële risico’s om?”
Controle
De fout die, aldus Oerlemans, vaak wordt gemaakt, is dat men doet of vastgoedonderhoud te verhandelen is als een aandeel, waarbij alle relevante elementen verdisconteerd zijn in de prijs. “In de praktijk zie je vooral financieel georiënteerde bedrijven alles gedetailleerd beschrijven in een bestek en het dan op de markt gooien met het idee zo de beste prijs te krijgen. De denkfout die wordt gemaakt, is dat je niet alles van te voren kunt omschrijven in een bestek, dat je overigens ook steeds dikker ziet worden. Zelfs bij de kleinste wijzigingen achteraf, worden gigantische kosten gemaakt om ad hoc samen met de opdrachtnemer tot oplossingen te komen. Dit Angelsaksische model van alles vastleggen, leidt tot veel werk voor juristen, het uitknijpen van de directe kosten, maar het oplopen van de indirecte kosten. Het is een systeem gebaseerd op wantrouwen. Controle lokt altijd meer controle uit.” Sociale controlemechanismen daarentegen zijn het gevolg van internalisatie van gedeelde waarden en doelen, doceert Oerlemans. “Een gezamenlijke visie. Kortom, samenwerking op basis van vertrouwen, zoals bij RVO waar de opdrachtnemer het gezamenlijke doel invult met een slim onderhoudsscenario. Hoe meer het vertrouwen groeit, des te lager de kosten. Voorwaarde is wel dat je het geheel ‘smart’ maakt, bijvoorbeeld door overal eenheidsprijzen aan te hangen.” Oerlemans maakt graag de vergelijking met een goed restaurant. “Als je vertrouwen hebt in de chefkok, dan vraag je ook niet alle ingrediënten op papier te zetten, maar vraag je hem een lekkere maaltijd te bereiden. Het probleem is dat men elkaar traditioneel in de bouw niet vertrouwt. Dat moet veranderen.”
Goed nieuws
De conclusie dat onderhoud goedkoper kan, is goed nieuws in deze zorgelijke economische tijden voor TVO-opdrachtgevers, stelt Oerlemans. “Want hiervan zijn er nog een heleboel en zij kunnen dus flink besparen als zij hun onderhoud anders organiseren.” Het feit dat nu wetenschappelijk is aangetoond dat resultaatgericht en op basis van vertrouwen samenwerken – mits goed geborgd – heel veel geld bespaart, is ook goed nieuws voor alle onderhoudsbedrijven in Nederland. Oerlemans: “Omdat hiermee de neerwaartse spiraal van aanbesteden voor de laagste prijs kan worden doorbroken; onderhoudsbedrijven kunnen laten zien welke expertise op het gebied van vastgoedonderhoud zij in huis hebben en zich daarmee onderscheiden.”