Meerwerk. Bijna altijd een discussie en regelmatig een heikel punt. Voor de opdrachtgever, omdat het werk tegenvalt. Immers: anders zou het wel bij de werkvoorbereiding zijn meegenomen. En voor de aannemer is het vervelend, omdat de betalingen vaak moeizamer verlopen. In de communicatie over meerwerk gaat er regelmatig wat mis. Tips om dat te voorkomen.
Het is lastig om bij bouw- of renovatieprojecten de kosten in de hand te houden. Meestal is er meer werk uit te voeren dan waarvan in de voorbereiding was uitgegaan. Vrijwel altijd is er onvoorzien werk. Zo kan de aannemer tijdens de uitvoering besluiten tot een duurdere verandering, de opdrachtgever komt met aanvullend werk of er is meer werk uit te voeren dan verwacht. Zo gaat het met hele grote projecten en zo gaat het met kleine klusjes. Iedereen heeft er min of meer last van, ongeacht de bedrijfs- of projectomvang.
Bevestiging
In de praktijk komt het regelmatig voor dat het meerwerk niet of pas erg laat wordt betaald. Soms moet de aannemer bewijzen dat de opdrachtgever wist van de extra kosten die aan de bestekswijziging waren verbonden. Als onderaannemer is dat soms nog lastiger. Vaak wordt gedacht in de trant van: ‘saus dat wandje ook nog even mee’ of ‘vergeet de plinten niet te schilderen’, ook al is dat vooraf niet overeengekomen. Voor alle betrokken partijen is de beste aanpak om gebruik te maken van een ondertekende meerwerkofferte of een e-mailbevestiging dat een geoffreerd bedrag voor extra werk akkoord is. Het moet in ieder geval worden vastgelegd en hierna het liefst worden bevestigd door de opdrachtgever. Een e-mail is vrij eenvoudig. Omschrijf de extra werkzaamheden, geef de kosten voor dit meerwerk aan en vraag per ommegaande om de opdracht, zodat het werk ingepland en materialen besteld kunnen worden. Maak daar een gewoonte van en bespreek dit met elke nieuwe opdrachtgever of contactpersoon voordat het werk start. Stuur bij grote werken, tegelijk met de deelfactuur, een overzicht van de betaling, kosten inclusief meer- of minderwerk. Het kost iets meer moeite, maar het is voor de opdrachtgever vaak prettig en voorkomt in een later stadium misverstanden.
Standaardformulier
Ook kan meerwerk worden vastgelegd op een standaardformulier. Bouwend Nederland heeft op haar website (www.bouwnederland.nl) een dergelijk formulier staan onder de noemer ‘meerwerkblok’. Door gebruik te maken van deze standaard wijzigingsopdracht leggen opdrachtgever en aannemer afspraken over meerwerk op een simpele manier schriftelijk vast. Ook de prijs van het meerwerk. Hierdoor is het voor alle betrokkenen vooraf duidelijk wat de wijziging in de opdracht doet met de (richt)prijs ervan. Ook de consequenties voor de uitvoeringsduur kunnen meteen worden aangegeven. Zowel opdrachtgever als opdrachtnemer dienen het ingevulde document te voorzien van hun handtekening. Het kan op de bouwplaats worden ingevuld en is te gebruiken voor alle soorten werk.
Waarschuwingsplicht
Schilderaannemers gaan er nog te vaak van uit dat alles wel duidelijk zal zijn. Vaak wordt op goed vertrouwen extra werk uitgevoerd. Maar goede, vooral zakelijke communicatie is van groot belang. Wettelijk gezien is het zelfs verplicht om de opdrachtgever op tijd te waarschuwen voor prijsverhoging(en) in geval van gewenste aanvulling of wijziging van het werk. Er is een waarschuwingsplicht. Wordt niet aantoonbaar gewaarschuwd, dan loopt u kans in een later stadium naar het geld te moeten fluiten. Achtergrond van de waarschuwingsplicht is dat de opdrachtgever de mogelijkheid moet hebben gekregen om het meerwerk, welke meer kosten met zich meebrengt, op te dragen. Uit een recente uitspraak van het Gerechtshof Leeuwarden valt af te leiden dat een aannemer niet alleen de plicht heeft om meerwerk te melden, maar daarbij ook inzicht moet geven in de te verwachten meerkosten.