Hoe onderhoud je resultaatgericht en efficiënt het schilderwerk van sociale huurwoningen? Op die vraag vond wooncorporatie Domesta, samen met vijf vastgoedonderhoudspartners én een ict-specialist, het antwoord: een monitoringssysteem in the cloud. “Door samen te meten en te monitoren is de kwaliteit van het schilderwerk van de huurwoningen altijd volgens de gestelde kritieke prestatie-indicatoren”, zegt Ellen Stevens van Schaik, hoofd vastgoed van Domesta.
Resultaatgericht vastgoed onderhouden. Voor velen een doel, maar hoe pak je dat efficiënt aan? Die vraag werd de afgelopen jaren regelmatig gesteld bij Domesta, een Drentse wooncorporatie met ruim 9.000 woningen en 7 verzorgingscomplexen in de regio Emmen, Hoogeveen, Coevorden.
In het werkgebied van Domesta voeren vijf vastgoedonderhoudsbedrijven het schilderwerk van de huurwoningen uit. In hun contracten is het resultaat vastgelegd, oftewel er staat aan welke kwaliteitseisen het houtwerk moet voldoen. Van de glansgraad van de verf tot het maximale houtvochtgehalte. Het meten van deze kritieke prestatie-indicatoren (kpi’s) gebeurde echter op verschillende manieren en met andere meetapparatuur. “Dat kon beter geregeld worden, maar hoe?”, kijkt Ellen Stevens van Schaik, hoofd vastgoed van Domesta, terug.
De oplossing werd gevonden in een gezamenlijk online monitoringssysteem, ontwikkeld door ict-specialist BKA Visual Solutions uit Tynaarlo. “In het systeem worden meetgegevens en visuele aspecten systematisch geregistreerd. Van alle woningen staan tekeningen met vaste meetpunten in het systeem. De meetgegevens kunnen dus gericht worden ingevoerd”, vertelt Stevens van Schaik. “Op basis hiervan kunnen betrouwbare analyses en keuzes worden gemaakt, bijvoorbeeld wanneer welke woning onderhoud nodig heeft. Dankzij dit systeem kunnen we optimaal de expertise en de kennis van de onderhoudspartijen benutten en met elkaar delen.”
Pilot
De vijf onderhoudspartners van Domesta draaiden vorig jaar eerst een pilot met de monitoringssoftware en zijn er sinds begin dit jaar daadwerkelijk mee aan de slag gegaan. Roelof de Vries van het gelijknamige Schilders de Vries, met vestigingen in Groningen, Assen en Drachten, vat het systeem kort en krachtig samen. “Er waren nog geen tools om systematisch metingen te registreren en analyseren. Nu kunnen we keuzes beter onderbouwen. Hoe langer we data opbouwen, hoe beter we de degradaties van verf kunnen inschatten. In de toekomst is het zelfs mogelijk om per bouwdeelniveau het onderhoud te optimaliseren.”
Frans Kaart, directeur van Talen Vastgoedonderhoud vestiging Apeldoorn, sluit zich bij de woorden van De Vries aan. “De opstartfase is intensief, maar uiteindelijk gaat dit een flinke (tijds)besparing en veel kennis opleveren. Een win-winsituatie.” Inzicht, dat is het kernwoord volgens directeur René Klomp van Ensing Vastgoed Onderhoud uit Assen. “Door deze tool sturen we op resultaat. Daar heeft niet alleen Domesta baat bij, maar ook wij als onderhoudspartijen. Een goede ontwikkeling.”
Calculator Erik Schlimbach van SW Hoogeveen prijst het gemak van de tool. “Na het meten kunnen we gegevens ter plekke invoeren via de tablet. Dit werkt makkelijk en is efficiënt.” Volgens directeur Dick van der Geest van het Enschedese Gebr. van der Geest biedt de nieuwe tool ook kansen voor innovatie. “De resultaten van nieuwe technieken en producten worden nu beter zichtbaar. Daar plukt iedereen de vruchten van.”
Bundelen
De vijf vastgoedonderhoudspartners van Domesta werken inmiddels volop met het online monitoringssysteem. In het verleden deden de bedrijven ook metingen, maar die resultaten werden niet gebundeld. “Een gemiste kans, want door de resultaten inzichtelijk te maken kunnen we van elkaar leren, bijvoorbeeld over de invloed van factoren als zon en wind op het schilderwerk. Meten is weten. Dat levert onder meer voordelen voor het milieu op, omdat we minder vaak hoeven te schilderen. Uiteindelijk scheelt het natuurlijk ook in de portemonnee”, aldus Stevens van Schaik. 
Gerard van der Veen van de afdeling vastgoedbeheer van Domesta en projectleider van het rgvo-contract vult aan: “Domesta heeft onderhoudscontracten van negen jaar. De verwachting is dat dit nieuwe systeem op lange termijn ook een kostenbesparing oplevert, omdat we de onderhoudsscenario’s scherper kunnen neerzetten. Daarnaast biedt het kansen voor innovatie, zoals bijvoorbeeld testen met een niet-milieubelastende verf en nanotechnologie. Samen gaan we voor goed ‘just-in-time’ onderhoud.”
Onderhoudspunten visualiseren
BKA Visual Solutions uit Tynaarlo maakte de softwareoplossing voor Domesta, waarin de bedrijven onderhoudspunten kunnen visualiseren. Arthur Kruize: “Om te kijken of prestatieafspraken worden nagekomen is Domesta met onderhoudspartners een database van meetgegevens aan het opbouwen. In het systeem staan van verschillende woningen geveltekeningen met meetpunten. Aan die specifieke meetpunten kan data gekoppeld worden. Door de ingevoerde data te analyseren is zichtbaar of het onderhoud volgens plan verloopt of dat er tussentijds bijgestuurd moet worden. Dat biedt voordelen: Domesta kan deze informatie bijvoorbeeld direct verwerken in meerjarenonderhoudsplannen. Voor de schilders geldt dat ze een instrument in handen hebben waarmee ze het onderhoud beter kunnen voorbereiden en uitvoeren. Alle partijen kunnen door deze softwareoplossing scherp aan de wind zeilen.” Voor meer informatie zie www.visual-solutions.nl