Zodanig calculeren dat de je de opdracht gegund krijgt, dat is de grote kunst. Hier dient echt ondernemerschap zich aan. Voor menig ondernemer een lastig fenomeen. Want enerzijds stel je een zo realistisch mogelijke offerte op, anderzijds waak je erover dat je jezelf niet uit de markt prijst.
Zoals in deel 1 en deel 2 van deze korte serie richt ook dit afsluitende deel van ‘Calculeren, hoe doe je dat?’ zich vooral op de (zelfstandige) ondernemer die nog niet zo lang met het calculatiebijltje hakt.
Is een werk grofweg geïnventariseerd (deel 1) dan heb je een redelijk inzicht waar de kosten snel uit de hand kunnen lopen (bereikbaarheid, conditie ondergrond). Heb je de feitelijke opname achter de rug (deel 2) dan weet je hoeveel materiaal en tijd je nodig hebt om de klus te klaren. Ook al ben je de kosten voor bereikbaarheid en die van eventuele bijzonderheden niet vergeten, dan heb je nog steeds geen cent verdiend. Sterker nog, als je je huiswerk niet goed hebt gedaan, kan het project je nog geld gaan kosten ook.
Bij de verdere berekening van de offerteprijs is de volgende afweging belangrijk. Leg je vooraf een definitieve prijs neer -duidelijk en handig voor de opdrachtgever- of noem je een voorlopige prijs die op basis van het aantal gewerkte uren en voorkomende omstandigheden achteraf wordt aangepast? Kortom, aangenomen werk versus regiewerk.
Aangenomen werk
Gaat het om aangenomen werk dan lever je een werk op tegen een vooraf overeengekomen prijs, los van wat er onderweg op je pad komt. Alle risico’s komen jou toe. In dat geval is een grondige inventarisatie en inspectie vooraf van wezenlijk belang. Maar stel dat essentiële delen qua bereikbaarheid lastig of niet zijn te inspecteren dan is het aan te raden daar vooraf goede afspraken over te maken. Denk aan eventuele verborgen gebreken, bijvoorbeeld de onderhoudsconditie van een lastig te beoordelen dakgoot. Ook over houtrotreparaties wordt vaak afgesproken dat die buiten de offerte vallen. Gaat een opdrachtgever hier niet mee akkoord dan is het de overweging waard om de opdracht niet aan te nemen. Per slot van rekening kan een totaal verkeerd ingeschat werk een gevaar betekenen voor de continuïteit van je schildersbedrijf.
In regie
Accepteert de opdrachtgever een opdracht zonder een exact aangegeven prijs (regie) dan spreek je met je opdrachtgever af dat je de feitelijk gewerkte uren, gebruikte materialen, meer- en minderkosten en andere projectgebonden kosten gedetailleerd aangeeft op basis van nacalculatie. Liggen de ingeschatte kosten bij een eerste opname in de regel dicht bij die van de kosten op basis van nacalculatie, dan zegt dat iets over het ondernemerschap. Liggen die twee regelmatig ver uit elkaar dan is het aan te bevelen de oorzaken proberen te doorgronden, en hier bij vervolgopdrachten rekening mee te houden. Het is natuurlijk voor een opdrachtgever prettig om een zo goed mogelijke inschatting vooraf te hebben, en onprettig als de kosten hoger oplopen dan verwacht.
Afprijzen
Maar dan nog, wat móet je doorberekenen en wat kún je doorberekenen? Los van de kostprijs, wat hoort er thuis in de uurprijs en wat kun je wellicht aanpassen of weglaten om je concurrentiepositie te verbeteren? Let op, er zijn klanten die altijd voor de laagste prijs gaan. Er zijn ook klanten, vaak particuliere opdrachtgevers, die niet anders weten dan dat schilderen niet meer en niet minder betekent dan even schuren en een nieuw laagje verf om voor de komende tien jaar klaar te zijn. Wil je aan de eisen van dit soort klanten tegemoet komen dan is er in je uurprijs weinig of geen ruimte voor Algemene Kosten (AK). Los van de kosten van feitelijk gebruikt materiaal, steigerhuur en loonkosten, zijn dat de kosten die niet rechtstreeks met de opdracht in verband staan maar die je wel met je bedrijf maakt. Zoals huur bedrijfsruimte, reiskosten/vervoer, gereedschap, kosten voor jaarlijkse keuringen, een post onvoorziene kosten, enz. enz.
Daarnaast maak je ook zogenaamde indirecte kosten. Zoals telefoonkosten, de premie voor arbeidsongeschiktheid, niet werkbare uren, kosten voor reclame, afschrijving dubieuze debiteuren, investeringskosten, opleiding, automatisering, pensioenpremie, enz. Dit zijn allemaal kosten die je wel maakt en die je dus door moet berekenen. En vergeet vooral de fiscale aspecten van het ondernemerschap niet. Laat je op dit vlak zeker door een boekhouder/accountant informeren. Ontbreekt het inzicht in die kosten en bereken je die niet of slechts deels door dan doe je jezelf en je ondernemerschap tekort.
De meeste klanten snappen dit en weten een offerte redelijk op juiste waarde in te schatten. Wanneer klanten bij discussies over de offerte je uit proberen te spelen, probeer er dan ook achter te komen of de klant de juiste prijzen vergelijkt en geen ‘appels met peren’. Dat kun je deels al voorkomen door een duidelijke offerte voor te leggen, En toegegeven, het schildersbedrijf zonder hoge kosten voor een bedrijfspand en opslag, transport en met lagere kosten voor wonen en levensonderhoud van de directeur-eigenaar, zal ook wat scherper kunnen offreren.
Omdat de opdrachten tijdens de winterperiode niet voor het oprapen liggen, en omdat ook tijdens deze periode allerlei bedrijfskosten gewoon doorlopen, zullen veel ondernemers hier hun offerte op aanpassen en een soort van winterkorting hanteren. Omgekeerd: in de ‘goede’ periode weten opdrachtgevers zich geen raad hoe ze aan een schilder moeten komen. Er zijn dan nauwelijks argumenten om schilderwerk tegen een zo laag mogelijke prijs aan te bieden.
Offerte
Al is er al veel aan vooraf gegaan, en lijkt de offerte slechts een formaliteit, in alle gevallen is het gepast om een verzorgde offerte neer te leggen. Het belang van een nette offerte bij een vertrouwde relatie zal van minder belang zijn dan die bij een nieuwe klant. Toch is het raadzaam om een duidelijke offerte aan te bieden waar een opdrachtgever zich in kan herkennen. En niet onbelangrijk: in foutloos Nederlands. Natuurlijk snappen opdrachtgevers dat je geen schriftgeleerde bent, maar vertrouw je jezelf niet, laat je offerte dan checken door iemand die daar wel meer kijk op heeft.
De offerte is een uitstekend middel om je bedrijf te presenteren. Je kunt er mede je professionaliteit mee laten zien (verzorgd bedrijfslogo, briefpapier, enveloppe, visitekaartje, map). Maar ook is de offerte een (juridisch) document waarin je verwijst naar je leverings- en garantievoorwaarden. Accepteert de opdrachtgever de offerte dan krijgt de offerte de status van een contract. En hoewel ook een mondelinge overeenkomst bindend is, is een ‘krabbel’ voor akkoord wel zo makkelijk als er ooit discussie over de afspraken mocht ontstaan.
Een goed omschreven garantie kan voor opdrachtgevers een argument zijn om je de opdracht te gunnen. Ze vinden het veilig om gevrijwaard te zijn van eventueel risico’s. Een lidmaatschap van een belangenvereniging kan daar bij helpen.
En is die offerte de deur uit of heb je die overhandigd, schroom dan niet om kort erna met de opdrachtgever in gesprek te gaan of alles duidelijk is. Het is je laatste kans om nog bij te sturen.
Foto:
Kun je het met een rolsteiger af of moet je toch een hoogwerker huren? Dat kun je beter vooraf weten
Foto: HvG