Onderhoudsprojecten, ook schilderwerken, voor overheidsinstellingen moeten, als de waarde boven een bepaalde limiet komt, Europees worden aanbesteed. Die projecten verschijnen dan op de website TenderNed.nl. Volgens aanbestedingsspecialist Klaske de Vries schrikken de strikte procedures en regels nog veel bedrijven af om in te schrijven. Haar organisatie Tenderplatform kan daarmee helpen.
Europees aanbesteden, dan gaat het over heel grote opdrachten, toch? Bruggen en zo…
‘Nee, dat is lang niet altijd zo. Bij onderhoud hangt het er van af hoe de inkopende organisatie het beschouwt. Aanbestedingen kunnen namelijk “werken”, “leveringen” of “diensten” zijn. Voor werken ligt het drempelbedrag, het bedrag waarboven er moet worden aanbesteed, op ruim 5,5 miljoen euro. Voor leveringen en diensten ligt dat drempelbedrag op 221.000 euro (decentrale overheid) en 144.000 euro (centrale overheid). Dat zijn natuurlijk nog steeds forse opdrachten. En soms valt onderhoudswerk dus ook onder “werken”.’
Oké, maar die aanbestedingen… dat is toch vaak een wassen neus? Vaak is al bekend wie het werk gaat krijgen…
‘Of dat nu wel of niet het geval is: je moet als geïnteresseerd bedrijf altijd je onderzoek doen. In het beste geval al voordat de aanbesteding wordt opgesteld. Je zou al moeten weten dat een aanbesteding er aan komt. Als je zaken wilt doen met een aanbestedende dienst moet je weten wat voor partij ze zoeken, waarom er een opdracht wordt uitgezet en hoe de organisatie in elkaar steekt. En aan vooringenomenheid is soms in de eerste fase nog iets te doen. Als een tender is gepubliceerd, treedt een vragenronde in. Dat is een periode om informatie te vragen. In de loop van een tender kun je ook bezwaar aantekenen. Bijvoorbeeld als er wel heel duidelijk naar een bepaald product of een bepaalde methode wordt toegeschreven, terwijl er andere mogelijkheden zijn. Of als het bedrijf een referentie moet aandragen die de waarde van de opdracht verre overstijgt. Na die vragenronde moet de aanbesteder met een nota van inlichtingen komen, waarin op de vragen wordt ingegaan. Dat helpt wel eens om een aanbesteding toegankelijker voor jouw bedrijf te maken.’
En in die fase kunnen de adviseurs van Tenderplatform al een rol spelen?
‘Inderdaad. Ik ben jurist, gespecialiseerd in Europees Recht en Aanbestedingsrecht, ik heb als inkoopadviseur gewerkt en bij een adviesbureau op het gebied van aanbestedingen. Ik heb zo rond de 150 aanbestedingen begeleid. Met Tenderplatform (www.tenderplatform.nl) richt ik een netwerkbedrijf op met zzp’ers zoals ik die allemaal in aanbestedingen gespecialiseerd zijn. Samen bundelen we kennis en controleren we elkaars werk.’
Jullie controleren elkaars werk?
‘Ja. Voor ons is de hoofdlijn dat de inschrijving van het bedrijf dat we adviseren zo precies mogelijk voldoet aan alle eisen die in de aanbesteding staan. Dat lijkt logisch, maar het goed interpreteren van alle wensen en eisen van de opdrachtgever is soms best lastig. Dan gaat het over het bijleveren van alle relevante stukken en het voldoen aan alle eisen. Het gaat immers lang niet altijd meer alleen om de prijs, maar vaak wordt de gunning ook gekoppeld aan plannen van aanpak en maatschappelijke impact die je weet te bewerkstelligen. Zo’n aanbesteding is dan ook vaak een uitgangspunt om naar je eigen organisatie te kijken: waarom willen we de opdracht? Kunnen we de opdracht aan? Waarom zijn wij het aangewezen bedrijf om deze aanbesteding te winnen? Een grote aanbesteding zet een bedrijf onder spanning. Wij houden rust en overzicht en zorgen dat alles op tijd goed verwoord is en kan worden ingediend. Maar op zo’n moment laat ik altijd mijn werk nog door iemand anders checken. Het gaat soms om het al dan niet kunnen voortbestaan van een bedrijf, dan wil je alles goed hebben. Ik deed dat altijd al, maar in Tenderplatform is deze werkwijze geformaliseerd.’
Als je kwalitatief een goed bedrijf bent, is er toch geen probleem?
‘Het gaat om het onderscheidende. Vooral als er een professionele inkooporganisatie achter een tender zit, is onze ervaring, maak je als voor de opdrachtgever “onbekende” inschrijver echt een goede kans, maar dan zul je wel moeten laten blijken wat jouw bedrijf nu juist zo geschikt voor deze opdracht maakt. Dat is voor veel bedrijven vaak best moeilijk om te formuleren. Er is veel technische kennis. En men weet van zichzelf dat men kwaliteit levert. Maar maak dat maar eens goed en meetbaar inzichtelijk. Waar blijkt die kwaliteit dan uit? Welke referenties heb je en welke data om dat aan te tonen? Dat is vaak een heel proces, waardoor zo’n aanbestedingstraject, zelfs als het niet tot een opdracht leidt, een heel positief effect op het bedrijf kan hebben.’
Overheidstenders kunnen over van alles gaan?
‘Klopt. Het zijn veel instanties die zich aan de aanbestedingsregels moeten houden. Denk aan gemeenten, waterschappen, academische ziekenhuizen, Prorail, ministeries. En de regels gelden voor alle grote inkopen. Dus ook catering, kantoormeubilair, it-diensten. Het voordeel van Tenderplatform is dat we kennis over al die inkooporganisaties en al die leveringen, werken en diensten in huis hebben. Een vraag om begeleiding die bij ons terecht komt, kunnen we daarom altijd neerleggen bij degene die er de meeste ervaring mee heeft. Sowieso zet Tenderplatform alleen mensen met meerdere jaren ervaring in de aanbestedingswereld in.’
Foto:
Klaske de Vries: ‘Een inschrijving moet zo precies mogelijk voldoen aan wat er gevraagd wordt’
Foto: JMS