Enige tijd geleden mocht ik aanschuiven bij een wekelijks teamoverleg van een middelgroot schildersbedrijf in het midden van het land. Dit is wat ik zag; maar een enkeling was aan het woord; het merendeel leek met zijn hoofd elders en van discussie was nauwelijks sprake. Ondanks de beste intenties was de, ruim een uur durende, samenkomst maar weinig verheffend. Terugdenkend zijn een aantal beleidsbeslissingen doorgenomen en vragen beantwoord. Eigenlijk had alles ook met een enkel e-mailtje afgesproken kunnen worden.
Vergaderkostenapp
Uit een onderzoek van Sharp blijkt dat een met regelmaat terugkerende vergadering, een werkgever op jaarbasis -afhankelijk van ieders salaris- al gauw tussen de €5.000 en €10.000 kost. Wil je weten wat jouw overlegstructuur kost? Download de gratis ‘Vergaderkostenapp’ uit de Appstore en maak je eigen berekening.
Vergaderen heeft ook voordelen
Vaak wordt er (terecht) geklaagd over de vergadercultuur in organisaties. Maar er verandert meestal weinig. Pogingen om de hoeveelheid vergaderuren te verminderen stranden vaak, omdat de we toch veel belang hechten aan deze bijeenkomsten. Vergaderen heeft natuurlijk ook voordelen. Zo raken meer mensen betrokken bij de organisatie, ontstaat een groter draagvlak en levert dit minder ‘weerstand’ op bij veranderingen.
Effectiever vergaderen (tips)
Hoe kan je nou, zonder kostbaar tijdverlies, het optimale uit je vergadering halen? Zorg voor een doelgerichte, strakke leiding en goede ‘vergader-hygiëne’ vooraf. Uit mijn praktijk weet ik dat de volgende tips helpen je vergadering effectiever te maken.
- Vergader alleen als dat nodig is, (beleidslijnen of besluiten overbrengen kunnen ook via de mail)
- Plan korte, bondige vergaderingen (wees creatief: vergader ’s ochtends vroeg, staand…)
- Vergader alleen met mensen (betrokkenen) die daar een inhoudelijke bijdrage aan leveren
- Zorg voor heldere doelen, een heldere agenda en duidelijke gedragsafspraken (stop gesprekken die daar buiten vallen)
- Bepaal de duur van de bespreking van elk agendapunt
- Geef alle betrokkenen een actieve (voorbereidende) rol
- Als er gemeenschappelijke besluiten genomen moeten worden, denk dan aan BOB; investeer (liefst vooraf) in: Beeldvorming (welke belevingen zijn er bij elk agendapunt); Oordeelsvorming (wat vindt men van elk agendapunt); en Besluitvorming (welk besluit gaan we gezamenlijk nemen?), BOB zorgt voor betrokkenheid en draagkracht
- Maak notulen, besluitenlijst en actielijst (en toets regelmatig ieders inbreng en betrokkenheid)
Bij twijfel niet vergaderen
De meest hardnekkige vergaderproblemen zijn toch ècht saaiheid en geringe besluitvaardigheid. Mijn belangrijkste tip is eenvoudig: vergader niet, omdat een bijeenkomst is gepland, maar alleen als er belangrijke punten te bespreken zijn. De vergadernoodzaak kun je volgens Tony Crabbe (bekend van zijn TEDx Talks en vergader-criticus) gemakkelijk bepalen door jezelf de volgende vragen te stellen:
- Is het probleem overzichtelijk? Hoe minder, des te groter de vergadernoodzaak. (Beeldvorming)
- Is de nodige kennis en informatie aanwezig maar versnipperd? Hoe meer versnipperd, des te groter de vergadernoodzaak.(Oordeelsvorming)
- Hoe groot is de kans op een conflict? Hoe groter de kans, des te groter de vergadernoodzaak. (Besluitvorming)
- Hoe belangrijk is het dat het team de beslissing draagt? Hoe belangrijker, des te groter de vergadernoodzaak. (Draagvlak)
Gebruik deze vuistregels en je kunt zomaar 20 tot 50% van je vergadertijd en geld besparen!
*) Sharp, september 2018 (www.sharp.nl)