Als directeur van Mulder Vastgoedonderhoud in Almelo liep Maurits Jansen begin deze eeuw aan tegen het feit dat Resultaat Gericht Samenwerken (RGS) steeds meer de norm werd, maar alle communicatie nog vrijwel op papier en via losse Excel-sheets verliep. “Dan is het heel lastig data actueel te houden. Ook het overzicht bewaren en zien wat andere ketenpartners in het hele verhaal doen, is dan onmogelijk. Voor ons reden om te kijken of automatisering niet een goed hulpmiddel kan zijn om daar meer eenheid in te krijgen. Uit die behoefte is RGS+ geboren.”
Integrale gedachte
Dat was 2008. Inmiddels zijn we meer dan twaalf jaar verder en is RGS+ geëvolueerd tot een cloudapplicatie die samenwerken met meerdere partijen op het gebied van resultaatgericht onderhoud faciliteert en de opdrachtgever grip geeft op zijn vastgoedportfolio.
Jansen: “Het is niet alleen een procestool, maar een echte samenwerkingstool. De software is geen vervanging van de eigen software, maar een aanvulling op de communicatie tussen verschillende bedrijven. Zowel horizontaal als verticaal in de keten. Alles is in één systeem gevangen. Vanaf het begin is daarbij de integrale gedachte leidend: hoe sluit je qua onderhoud van een complex de verschillende disciplines optimaal op elkaar aan?”
Jansen haalt sprekende voorbeelden uit de praktijk aan. “Nog steeds wordt gevelvoegwerk vaak uitgevoerd nadat de schilder is geweest. Dan kan alles weer opnieuw. Of de steigers zijn net verwijderd en dan wil men het zink in de dakgoot vervangen. Allemaal onnodige kosten. Het gaat er dus niet alleen om dat iedereen weet wie, wat, wanneer gaat doen. Voorop moet staan dat men echt wil samenwerken, dus elkaar helpen om de zaken optimaal op elkaar af te stemmen. Deze saamhorigheid, het besef dat er een gemeenschappelijk belang is, los je niet op met software. De mindset moet kloppen. RGS+ is de tool die je daarbij ondersteunt.”
Standaardisatieslag
Uitgangspunt is dat data op een eenduidige manier worden aangeleverd, zonder dat de opdrachtgever er zelf werk van heeft. Deze data moeten inzicht geven in de staat van onderhoud van de verschillende complexen zodat een opdrachtgever daar vervolgens zijn strategie op kan afstemmen.
Jansen: “RGS+ helpt de inspecties voor iedereen inzichtelijk te maken. Hierdoor wordt resultaatgericht samenwerken toegankelijk voor zowel technische als niet-technische mensen. Denk aan onderhoudspartijen én de medewerkers van woningcorporaties die de onderhoudstoestand graag vertaald zien in NEN-scores. Dat doen we allemaal in dezelfde softwareapplicatie.”
Volgens Jansen is een bijkomend voordeel dat, wil je RGS+ goed implementeren, men wel móet samenwerken. “Er is een standaardisatieslag nodig. Om te kunnen sturen op processen, moet je bijvoorbeeld afspraken maken over de manier van inspecteren aan de voorkant. Ook moet je kijken naar de resultaatgebieden die er zijn en vervolgens de stappen beschrijven die je moet doorlopen in de RGS+ programmatuur.”
“Met andere woorden: wat zijn de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) waarop je gaat meten? Deze informatie wordt automatisch vertaald naar NEN-scores. Door deze standaardisatie ontneem je de ketenpartners een stukje vrijheid op het onderdeel inventariseren en inspecteren, maar het grote voordeel is dat iedereen in dezelfde ‘taal’ communiceert. Tegelijkertijd geeft het onderhoudsbedrijven de vrijheid hun creativiteit en ervaring te benutten door te denken in alternatieven bij het opstellen van verschillende scenario’s voor de aan hen toegewezen complexen.”
Labelsprong maken
Afhankelijk van de strategie op een complex kan synergie worden behaald door werkzaamheden van verschillende partners op elkaar af te stemmen of gelijktijdig uit te voeren. Zo kan planmatig onderhoud bijvoorbeeld slim worden gekoppeld aan de energiekalender die er is.
“Het gaat erom dat je zaken integraal bekijkt en daardoor slimmer aanpakt”, stelt Jansen. ”Daarbij maakt het in principe niet uit of we het hebben over schilderwerk, woningisolatie of onderhoud aan de technisch installaties. Voor vastgoedeigenaren is het heel aantrekkelijk dat je kunt werken met een kloppende begroting. Je kunt energetische maatregelen nemen die kostentechnisch het meest efficiënt zijn of het beste passen bij de strategie. Zo kan uit de verschillende scenario’s naar voren komen dat een labelsprong bij een complex mogelijk is door vervanging met isolatieglas, maar met behoud van de bestaande kozijnen. Dat is vele malen goedkoper dan complete vervanging, zeker als je dat kunt afstemmen op planmatig onderhoud.”
Ketenleveranciers
Als de methodiek van resultaat gericht samenwerken zich steeds verder uitbreidt, zal de druk op de inspectiecapaciteit van het middenkader bij onderhoudsbedrijven toenemen. Door de vergaande standaardisatie kunnen nu echter partijen verticaal in de keten aanhaken.
Jansen: “Ketenleveranciers kunnen ook toegang krijgen tot de RGS+ programmatuur. Wie de woningen inspecteert, maakt immers niet uit. Als het maar goed gebeurt en in RGS+, waarin je mensen op verschillende niveaus toegang kunt verlenen. Omdat alles sterk is gestandaardiseerd, kun je bijvoorbeeld medewerkers van een groothandel – die worden ingeschakeld door een onderhoudsbedrijf – in hetzelfde stramien laten meelopen bij de conditiemetingen. Dat is een kans voor de grossiers. Voorwaarde is dat ze voor RGS+ zijn opgeleid. Hierdoor wordt optimaal gebruikgemaakt van de kennis en de kunde die er in de markt is. Tevens kunnen verschillende andere inspectiemethodes, ook van buiten de verfkolom, in het systeem worden meegenomen.”
Grip op de kosten
Inmiddels werken vijf woningcorporaties met RGS+ en zijn er in totaal zo’n zestig licenties uitgegeven aan ketenpartners. Het uitgangspunt is dat de regierol en de verantwoordelijkheid voor portefeuillestrategie bij de opdrachtgever blijft. Jansen: “Het is een vorm van assetmanagement; vanuit strategie de juiste dingen in de tijd doen. RGS+ biedt hiervoor de handvatten. Uiteindelijk beoog je dat een opdrachtgever – of dat nu een corporatie of een VvE is – controle heeft over de kosten van een complex op langere termijn. Met de beste prijs/prestatieverhouding over die periode.”
Woningcorporaties willen de kosten vaak inclusief BTW opgevoerd zien. In begrotingen worden het hoge en lage BTW-tarief echter zelden correct meegenomen. Dit speelt met name bij de staartkosten. In RGS+ wordt nu automatisch de BTW gesplist en gekoppeld aan de juiste kostenposten. RGS+ kan ook informatie vanuit verschillende databronnen importeren en exporteren. Er is onder andere uitwisseling van data met Visual Solutions mogelijk, waarbij de hoeveelheden van de geveltekeningen in RGS+ kunnen worden gebruikt.
Cloudapplicatie
Jansen: “Omdat RGS+ een cloudapplicatie is, werkt iedereen altijd in de juiste softwareversie en met dezelfde data. Daardoor is er voor de betrokkenen eenduidig beheer van de complexgegevens en inspectiedata mogelijk. Dit verkleint de kans op fouten aanzienlijk. De verschillende partijen kunnen overal inloggen en zelf hun data invoeren, waarbij de strategie per complex altijd inzichtelijk is. De opdrachtgever heeft daarmee in één systeem altijd real time inzicht in alle data, de gemaakte scenario’s en de status van de projecten op complexen.”
Grip op vastgoed
RGS+ biedt beheerders grip op hun vastgoed en helpt om bij resultaatgericht samenwerken antwoorden te geven op de volgende vragen:
Hoe maak ik mijn complexstrategie compleet?
Doormiddel van een zorgvuldig samengestelde vragenlijst kunt u per ambitiethema aangeven welke zaken van belang zijn bij het opstellen van een scenario (bijv. een labelsprong).
Hoe leg ik de samenwerking vast?
U kiest per complex de juiste partners en stelt de regievoerder vast. De software maakt samenwerking mogelijk in één digitaal systeem voor alle onderhoudsdisciplines.
Hoe worden mijn risico’s beheersbaar?
In deze stap wordt geïnventariseerd welke elementen aanwezig zijn en hoeveel. Tevens worden de risicofactoren in kaart gebracht die invloed hebben op het onderhoud van het complex.
Hoe kan ik de kwaliteit bewaken?
De inspectie is te gebruiken als nulmeting voor het toetsen van de afgesproken Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) en voor een conditiemeting op basis van de NEN 2767. De NEN-score wordt automatisch berekend op basis van de omvang per gebrek.
Hoe krijg ik de beste prijs/prestatieverhouding?
Het uitvoerende bedrijf stelt op basis van de strategie, inventarisatie, de huidige en gewenste kwaliteit een meerjarenplan op. Hierbij maakt het bedrijf gebruik van zijn vakkennis om een goed plan en verschillende alternatieven te maken. Vervolgens vergelijkt de opdrachtgever de verschillende scenario’s met elkaar om zo tot de beste keuze te komen.
Hoe blijven data actueel?
Bij opdracht wordt het definitieve scenario vastgelegd en het object ‘op slot’ gezet. Alleen met wederzijds goedkeuren van opdrachtgever en uitvoerend bedrijf kunnen plannen en prijzen worden aangepast. Ook bij personeelswisselingen alle afspraken en objectdata vast in een online systeem.
Voordelen van RGS+:
- Een overzicht voor al het onderhoud aan een object.
- Automatisering van het hele RGS-proces.
- Makkelijk te integreren in uw bedrijf.
- Geen onoverzichtelijk papierwerk.
- Heel veel tijdwinst.
- Grip op de vastgoedportefeuille.
Webinar RGS+
In het RGS+ webinar op 10 februari, dat begint om 14.00 uur, worden de functionaliteiten van deze softwaretool uitgelegd. Ervaringen van gebruikers, die vertellen hoe RGS+ hen helpt bij samenwerking in de keten, staan centraal. Naast Jansen komen medewerkers van een woningcorporatie, een vastgoedonderhoudsbedrijf en een procesbegeleider aan het woord. Het webinar richt zich op zowel opdrachtgevers als uitvoerende bedrijven die stappen willen zetten in ketensamenwerking. Deelname is gratis na registratie vooraf. Informatie en aanmelden kan via:
https://eisma-media-groep.webinargeek.com/rgs
