Woningcorporatie Wonion uit Ulft sloot drieënhalf jaar geleden een langjarig convenant met de schilders- en onderhoudsbedrijven Lenferink, Burgers van der Wal, Temebel en Rudie Jansen. De eerste stappen in het resultaatgericht samenwerken leverden positieve resultaten op, die de corporatie graag met andere corporaties deelde.
De theoretische verhalen over het positieve van een langjarige ketensamenwerking zijn allang niet nieuw meer. De ideeën mogen er op papier vaak mooi uit zien, lang niet iedereen laat zich zomaar overtuigen. Des te interessanter om de theorie te toetsen in de praktijk. Daarom organiseerden de samenwerkende onderhoudsbedrijven met opdrachtgever Wonion het seminar ‘Resultaatgericht samenwerken, een reis met sterke tussenstops’. In Doetinchem werden vijftien corporaties bijgepraat over de eerste resultaten van het resultaatgericht samenwerken, die voor Wonion ronduit goed uitpakten.
Ongeveer vijf jaar geleden besloot de corporatie uit het Achterhoekse Ulft dat het roer om moest. De financieel steeds penibeler wordende situatie dwong de corporatie om kosten te besparen op het onderhoud aan haar 4000 woningen. ‘Tot die tijd werkten we met zeven schilders- en onderhoudsbedrijven volgens de traditionele manier van aanbesteden. Dat was niet meer efficiënt. Er werd veel dubbel werk verricht’, vertelt Barend Wassink, coördinator vastgoedbeheer bij Wonion.
Tegelijkertijd groeide ook bij de onderhoudsbedrijven de onvrede over inefficiënte processen. Volgens commercieel directeur van Lenferink, Franck van Hooff, werd er te vaak tijd en geld verspild bij aanbestedingsopdrachten. ‘Bij de aanbesteding van een bestek wordt vaak veel geld en energie in een plan gestoken dat uiteindelijk door een andere partij uitgevoerd mag worden. Dat kan veel beter.’
Nadat alle onderhoudsbedrijven middels een voorbeeldcase konden laten zien wat ze in huis hadden, koos Wonion om een samenwerkingsverband te starten met de vier onderhoudsbedrijven. Men kwam een integraal onderhoudsscenario overeen voor een periode van twintig jaar. De vier onderhoudspartijen verzorgen daarbij het gehele proces: van opname, uitvoering, monitoren tot rapportage aan Wonion. ‘Wij spelen alleen nog een rol aan het begin en het eind van het proces. Bij het vastleggen van de prestatie-eisen en de controle daarop’, zegt Wassink.
Om te wennen aan de nieuwe manier van werken beperkt de samenwerking zich vooralsnog tot schilderwerk. Dat leverde de corporatie een flinke kostenbesparing op. ‘In vergelijking tot de begroting die er lag, op basis van de meerjaren onderhoudsbegroting met de oude manier van aanbesteden, hebben we op het schilderwerk negentien procent op de directe onderhoudskosten bespaard. Daarnaast besparen we dertig procent op interne kosten, zoals personeels- en advieskosten’, stelt Wassink tevreden vast. ‘De winst zit vooral in duidelijke kaders en afspraken, zoals eenheidsprijzen, die voor minder proceskosten zorgen. Wij hoeven niet continu mee te denken over elke klus. Die verantwoordelijkheid ligt volledig bij de onderhoudspartners. Zij kijken nu bovendien kritischer naar wat nodig is en kunnen elkaar aanvullen waar nodig.’
Ook de opdrachtnemers praten vol enthousiasme over het ingezette traject. ‘De tijd en het geld dat wij kwijt waren aan het binnenhalen van aanbestedingsopdrachten, kunnen we nu steken in innovatie. Bovendien leren wij van elkaar. De langjarige overeenkomst geeft daarnaast continuïteit’, zegt Van Hooff.
Reden genoeg voor alle partijen om het traject voort te zetten en het onderhoudspakket uit te breiden. ‘Er komen twee nieuwe partijen bij die zich bezig houden met dakbedekking en voegwerk’, zegt Wassink.
Bij het overgaan op totaalonderhoud verwacht de corporatie dat het besparingspercentage wat zal dalen tot de vijftien procent die op voorhand tot doel zijn gesteld. ‘De verwachting is dat de besparing op dakbedekkings- en voegwerk iets minder spectaculair zal zijn dan op schilderwerk. Dat komt door nieuwe partijen die toetreden tot het samenwerkingsverband. Het zal enige tijd kosten om met de nieuwkomers tot gezamenlijke afspraken te komen. Daarnaast worden voor daken en goten aanmerkelijk langere onderhoudscycli gehanteerd dan voor schilderswerk.’
Het succesverhaal werd met interesse aangehoord door de aanwezigen, afkomstig van de regionale corporaties. Maar er waren ook kritische geluiden. Verliest de opdrachtgever niet de controle bij het resultaatgericht samenwerken? Wassink snapt de zorg, maar spreekt tegen dat zijn corporatie de regie verliest. ‘Het is een andere vorm van controle. Voorheen zaten onze technische mensen continu bovenop de uitvoering. Nu zit de controle bij de planning en het beoordelen van het eindresultaat. Het blijft dus ook noodzakelijk dat de corporatie zelf voldoende technische kennis in huis heeft om die regie in handen te houden.’