Net lekker bezig, gaat de telefoon. Of: slecht weer, dus later beginnen, of helemaal niet die dag. Onvoorzien toch nog even naar de groothandel. Een spoedje, je hebt geen tijd, maar tegen die klant kun je toch geen nee zeggen. Herkenbaar? Hoe ga je om met tijd zodat het werkbaar blijft voor jezelf én voor de klant?
Uiteindelijk gaat het om goed plannen, organiseren. Makkelijker gezegd dan gedaan. De een is nu eenmaal georganiseerder dan de ander. Een karakterkwestie. En toch is het aan te leren. Orde scheppen in een chaotisch bestaan. ‘Timemanagement’ heet dat met een moeilijk woord.
Het betreft vaak de drukke baasjes, de zzp’ers en de kleine ondernemers met personeel die weinig los kunnen laten en alles zelf willen of moeten regelen. Ze rennen van hot naar her en lijken vergroeid met hun smartphone. Het begint vaak al met het maken van afspraken. Als je merkt dat je vaak te laat komt of dat werken standaard uitlopen, dan plan je simpelweg te strak. De enige oplossing is, en hoewel tegen je gevoel in, extra tijd inbouwen. Dat voorkomt stress en belangrijker, irritatie bij je klanten. Het zal wellicht resulteren in minder werk en rendement voor dat moment, maar meestal ook in minder faalkosten.
Ook zoiets: de administratie. Een klus opnemen en schilderen kun je als de beste. Een offerte maken, factureren, de post, rekeningen betalen, is voor velen geen hobby, integendeel. Als je voor jezelf afspreekt daar één vast moment in de week voor de reserveren, creëer je rust voor jezelf. Op dat ene moment moet je dan wel even door de zure appel heen bijten. En lukt ook dat niet, besteed het dan uit. Aan je partner of aan een boekhouder/administrateur. Dan houd je zelf tijd over voor de zaken waar je echt goed in bent.
Voor iedereen geldt: er zijn altijd dingen waar je nu eenmaal een bloedhekel aan hebt. De administratie zoals zojuist besproken, maar ook bijvoorbeeld het nabellen van een uitstaande factuur. Een fraai stukje timemanagement is: stel het niet uit. Gewoon doen. Bij voorkeur aan het begin van de dag. Het geeft je een goed gevoel en het kan maar achter de rug zijn. Bovendien, des te langer je wacht, hoe vaker het je geld kost. Denk maar aan die niet betaalde factuur. En als schilder weet je als geen ander dat er ook rustige momenten zijn, meestal veroorzaakt door weersomstandigheden. Ligt er dan zo’n lastig klusje, doe het dan (alvast).
Omgekeerd zijn er ook veel hoogtijdagen. Je bent druk en die telefoon gaat steeds. Niet alleen je telefoon, een pingetje van je whatapp of tweet, een ringeltje van je mail of een fluitje van een sms’je. Niet meteen reageren. Degene die je wil contacten weet dat je er even geen tijd voor kunt hebben. Doe het dan ook niet. Het kost veel tijd en het veroorzaakt veel chaos. Zorg er wel voor dat je over een duidelijke, vriendelijke en professionele voicemail beschikt. En plan tijd in waarin je wél reageert. Weet je nog? Extra tijd voor iets reserveren. Het hoort bij het ondernemerschap.
En wellicht komt er nu in de goede periode meer werk op je af dan je aankunt, deels omdat de markt weer aantrekt en deels omdat het nu eenmaal het seizoen is. Nee zeggen blijft dan lastig, zeker na de moeilijke economische tijd die we achter de rug hebben. Probeer eerst zoveel mogelijk werk, zeker het binnenwerk, op te schuiven naar minder drukke tijden in de winter. En als het echt niet kan, durf nee te zeggen. Lastige en traag betalende klanten kun je missen als kiespijn. Die laat je graag aan de concurrentie over. Dan heb je zelf tijd om aandacht aan goede opdrachten te besteden. Dat laatste levert weer een prima klantenbinding op.
‘Niet alles is te plannen’
Elke ondernemer, zeker zzp’ers, maakt het mee. Spreekwoordelijk honderdduizend dingen trekken op een dag aan het ondernemerschap voorbij. Een taakverdeling bestaat nauwelijks voor de zzp’er. Alles komt meestal op één persoon neer. Breng daar maar eens structuur in aan. Dat lukt Terry Peter Ramakers en Ronnie Houwen, ieder op hun eigen manier, heel aardig.
Een prima manier om jezelf de noodzakelijke rust te verschaffen is een duidelijke en vriendelijke voicemail. Die krijgt SchildersVakkrant te horen bij het bellen van zzp’er Terry Peter Ramakers van TP Schilderwerken in Almere. ‘Ik ben even niet bereikbaar….spreek een bericht in … of bel anders later even terug.’ Zoiets. Dat hoeft niet eens want een paar minuten later belt Ramakers zelf al. ‘De telefoon opnemen kan niet altijd. Je staat bijvoorbeeld net iets af te lakken en de telefoon gaat. Dat gaat niet samen.’
Veel is volgens Ramakers in goede banen te leiden, maar niet alles is te plannen. ‘Je kunt zaken nog zo strak plannen, het weer kan alles teniet doen. Hoewel je in de zomer het binnenwerk zoveel als mogelijk naar het najaar of naar de winter door wilt sluizen, beschik je misschien ook over wat zomers binnenwerk in je orderportefeuille. Want niet iedereen is gecharmeerd van de winter. Er zijn klanten die het meubilair alleen in de zomer tijdelijk buiten willen zetten. Je probeert dus wat binnenwerk in voorraad te hebben om uit te kunnen wijken, maar dan houdt het wel op. Omgekeerd, staan alle seinen op groen dan is tijdgebrek je grootste vijand. Een dag heeft maar 24 uur. Gaat het heel voorspoedig, dan is het goed wanneer je via een uitzendbureau één of een paar jongens in kunt lenen die het voorwerk kunnen doen. Dat scheelt mij veel tijd.’
En gunstige tijden in de zomer kennen nóg een keerzijde: ‘De administratie hoopt zich op. Soms is het zó druk of ben je zó moe dat het er bij inschiet. De enige manier om de achterstand te beperken is er rigoureus een paar uur voor vrij te maken. Anders loopt het uit de hand.’
En voor wie met zijn planning altijd moeite blijft houden en er geen oplossing voor weet, heeft Ramakers een goede raad: ‘Zeg vaarwel tegen het ondernemerschap en ga in loondienst werken. Want sommigen leren het nooit.’
Zzp’er Ronnie Houwen van Houwen Schilderwerken uit het Gelderse Hengelo neemt direct de telefoon op wanneer SchildersVakkrant belt. ‘Ik vind het wel prettig om mensen direct te woord te staan’, legt Houwen uit, ‘Maar krijg ik in de gaten dat het om een verkooppraatje gaat of andere onzin dan ben ik daar heel snel klaar mee.’ Het meeste last van tijdstress krijgt Houwen van het uitlopen van werk. ‘Er komt altijd wat tussendoor of de klant vraagt of ik dat klusje ook nog even mee kan nemen. Dat maakt de werkdagen soms wel wat langer. Bovendien, door weersomstandigheden kun je soms helemaal niets meer. Pure overmacht. Dat snappen klanten, maar de agenda’s moeten opnieuw aan elkaar aangepast worden. Ik zit veel in het particuliere werk. Met begripvolle klanten valt het wel mee. De zaterdag biedt dan meestal uitkomst voor kleinere klussen zoals een ruitje of een extra klus. Lastiger wordt het wanneer je werkt met heel strikte afspraken of wanneer je meeloopt in het vaste schema van een aannemer.’ Ook probeert Houwen binnenwerk zoveel mogelijk naar de winterperiode over te hevelen. De belangrijkste tip van Houwen: ‘Communiceren. Blijf in gesprek met je klant. Vraag wat er mogelijk is en of alles naar tevredenheid is. Leg uit wat je doet, wanneer en onder welke omstandigheden. Dat kweekt wederzijds begrip.’
Foto:
Kritiekloos alle telefoontjes, apps, voicemailberichten, e-mails en tweets openen en beantwoorden kan niet meer
Foto: Paul Diersen