Of schilders- en onderhoudsbedrijf Wolters voor een corporatie het glasvervangingsproces kon optimaliseren? Daar hoefde directeur Gert-Jan Wolters niet lang over na te denken. Binnen een maand werd een digitaal systeem ontwikkeld waarbij de corporatie maar één mailtje hoeft in te vullen. Wolters doet de rest.
De vraag sloot precies aan bij de digitaliseringslag die het bedrijf uit Deventer het afgelopen jaar maakte. Daarin werd een intranetomgeving ‘als schil’ om het basisautoamtiseringssysteem gebouwd. Inkomende vragen, projecten, telefoontjes en mails worden daarin omgezet in overzichtelijke takenlijsten, toegewezen aan de juiste werknemers. Ook het urenregistratiesysteem en de materiaalbestellingen zijn volledig gedigitaliseerd. De vakmensen van Wolters geven hun data door via een smartphone of tablet, rechtstreeks in dit opdrachtensysteem.
‘Wij winnen hier veel tijd mee’, vertelt Gert-Jan Wolters. ‘En we kunnen opdrachtgevers veel werk uit handen nemen. Bijvoorbeeld bij enkelvoudige woningverbeteringen, waar huurders van een corporatie dubbel glas willen, tegen een kleine huurverhoging. Daar had de corporatie veel werk aan. Op hun verzoek hebben we daar een systeem voor ontwikkeld dat aansluit op ons intranet.’
Tot voor kort ging zo’n aanvraag van de huurder via de corporatie naar Wolters, die na het inmeten offerte uitbracht aan de huurder die daarover weer contact opnam met de corporatie, enzovoorts. Nu vult de corporatie nog maar één digitaal formulier in. De binnengekomen aanvraag wordt bij Wolters op kantoor beoordeeld en verzonden naar de glasmedewerker. Die bezoekt de woning en doet de intake, op de iPad. Hij zet de ruitmaten, klimkosten, spouwbreedte, het freeswerk en het benodigde materiaal in het systeem.
Voor elke handeling heeft Wolters vaste eenheidsprijzen afgesproken met de corporatie. Zodra alle gegevens zijn ingevoerd, krijgt de bewoner daardoor direct de doorberekende huurverhoging te zien. Als de bewoner daarmee akkoord gaat, wordt de opdracht na een extra check in de takenlijst gezet. De corporatie hoeft zelf niets te doen, maar kan wel de voortgang van de opdracht volgen.
‘Het systeem zetten we ook in voor onder meer houtrotregistraties en werkplekinspecties. Eigenlijk zijn alle registratieformulieren in ons proces op deze manier digitaal te verwerken’, zegt Wolters. Dat ging niet van de een op de andere dag. ‘Het systeem moet perfect op het werkproces zijn ingericht en er gaan heel wat trainingen aan vooraf om iedereen daarin mee te krijgen. Je hele organisatie moet er klaar voor zijn, want zo’n verandering van werkwijze heeft een flinke impact.’
Fotobijschrift
Gert-Jan Wolters: ‘Alle registratieformulieren in ons proces zijn op deze manier digitaal te verwerken’