Over regisserend opdrachtgeverschap worden boekjes volgeschreven met succesverhalen. Natuurlijk om te inspireren. Het gaat dan vaak om de uiteindelijke resultaten. De weg naar die resultaten, met ook aandacht voor de mislukkingen en missers, komt zelden aan bod. Terwijl je juist daarvan zoveel leert.
Het komt immers vaak voor dat het anders gaat dan verwacht of begroot. De uitdaging is om in dit soort situaties niet te verkrampt te reageren, maar juist mild te zijn over de fouten die zijn gemaakt (door jezelf en anderen). Een nieuwe samenwerking in het kader van regisserend opdrachtgeverschap is immers niet een project dat via duidelijke, vooraf bepaalde, mijlpalen wordt gerealiseerd.
Het is een proces waarbij je lerend, open, creatief en improviserend omgaat met wijzigingen en tegenslagen. Twee sprekers Er bleek voldoende animo voor dit thema gezien de opkomst van circa 25 personen met verschillende achtergronden (onderwijs, advies, vastgoedonderhoudsbedrijven en opdrachtgevers).
Twee sprekers waren vooraf bereid gevonden om hun ‘falen’ met het publiek te delen. Eén vanuit de opdrachtnemersrol en één vanuit de opdrachtgeversrol. Dit gaf direct een mooi inzicht in het verandertraject aan beide kanten van een samenwerking op het terrein van regisserend opdrachtgeverschap.
Ook bleek dat er bij beide partijen verkeerde inschattingen werden gemaakt en dat vernieuwend opdrachtgeverschap en de verandering in samenwerkingsrelaties niet vanzelf gaat. Het is een traject dat gepaard gaat met vallen en opstaan. En juist door tegenslagen te delen en samen te werken in het vinden van een passende oplossing, worden echt stappen gezet.
Intern verandertraject
Marco Groeneveld, innovatiemanager bij Pasman integraal vastgoedonderhoud, nam de aanwezigen mee in het interne proces bij Pasman om te komen tot een positie als echte RGS-partner. Vroeger was Pasman voornamelijk actief op de meer traditionele aanbestedingsmarkt. Soms één op één, maar vaak in concurrentie werden calculaties gemaakt. Dan is het maar afwachten welke projecten doorgang vinden.
De opdracht voor Groeneveld was eenvoudig. De vraag uit de markt verandert steeds meer naar Resultaat Gericht Samenwerken (RGS) en hierin wil Pasman een rol van betekenis spelen. De juiste invulling te geven aan die vraag, bleek een enorm intensieve opgave op verschillende fronten. Want het betreft niet alleen het aanpassen van systemen en processen, maar het vraagt ook een wijziging in houding en gedrag bij medewerkers, waarbij een conflict met de bestaande ‘traditionele’ cultuur bijna onvermijdelijk lijkt, zo schetste Groeneveld.
Om dit proces te laten slagen, is het nodig dat duidelijke doelen worden geformuleerd en keuzes worden gemaakt. “Op basis daarvan kun je de organisatie feitelijk opnieuw gaan inrichten. Vooral de zachte kant van het verandertraject dient daarbij niet veronachtzaamd te worden”, aldus Groeneveld.
Juiste vraag stellen
Wilbert de Wilde, manager vastgoed bij corporatie de Sleutels uit Leiden, vertelde over een openbaring die hij onlangs had en tot zich heeft genomen. De basis van deze openbaring was dat hij tot de conclusie kwam dat hij de verkeerde vraag stelde aan zijn ketenpartners om te komen tot beheersbare investeringen en onderhoudslasten.
De directe aanleiding hiervoor was dat de aanbiedingen van de opdrachtnemende partijen ver boven het oorspronkelijke projectbudget lagen. De Wilde vroeg zich een aantal dingen af. Zijn de prijzen zoveel gestegen de afgelopen periode? Hebben ze wel het juist uitgerekend? Zit er een fout in de aanbieding?
Op al deze vragen kwam een passend antwoord. Dus daar kon het niet aan liggen. Vervolgens kwam naar voren of hij wel de juiste vragen had gesteld. Die hadden moeten zijn: Hoe lang gaan wij nog door exploiteren? Hoe kunnen wij op basis van TCO de juiste keuzes maken? Hoe borgen we bewonerstevredenheid? Hoe zorgen we voor duurzame woningen? Hoe krijgen we voorspelbare onderhoudslasten? Et cetera.
Voorbeeldcase
De Wilde stond als voorbeeld stil bij een project waarbij allerlei zaken in het complex moesten worden vervangen, want dat hoorde er immers bij; in een project doe je alles in één keer goed. Maar het bestaande dak was waterdicht en kon na onderzoek nog wel 15 jaar mee. Waarom dan voorschrijven om het dak te vervangen binnen het project? Toen dit naar voren kwam, is het gesprek met de ketenpartners gevoerd. Er zijn toen gelijk stappen genomen om gezamenlijk dit probleem in kaart te brengen en samen te werken aan een oplossing.
“Zo worden passende plannen opgesteld die bijdragen aan onze beleidsdoelstellingen en eindgebruikers, maar ook de samenwerking met onze ketenpartners verstevigen”, aldus De Wilde.
Strafbankje
Na de presentaties was er de mogelijkheid om zelf het ‘boetekleed’ aan te trekken. Binnen no time werd een aantal mensen naar het podium gehaald die op het ‘strafbankje’ mochten plaatsnemen. Onder andere werd een samenwerking besproken waarbij een verkeerde berekening zorgde voor financiële uitdagingen.
Maar ga je dan naar elkaar wijzen of maak je het bespreekbaar om te komen tot een oplossing? Een mooie casus die verder werd besproken met de zaal.
Vervolgbijeenkomst
Deze bijeenkomst van het Netwerk Regisserend Opdrachtgeverschap (NRO) smaakt naar meer. Daarom wordt na de zomer een volgende bijeenkomst georganiseerd. Interesse?
Mail naar info@regisserend-opdrachtgeverschap.nl
