De schildersklus zit erop, de rekening is de deur uit. En dan wordt er niet betaald. Duurt dat te lang, dan mag u extra (incasso)kosten in rekening brengen. Hoeveel is sinds vorig jaar heel precies in de wet vastgelegd. GGN, één van de grootste incassospecialisten in Nederland, geeft uitleg.
De Wet vergoeding buitengerechtelijke incassokosten, ook wel de Wet incassokosten (WIK) genoemd, is sinds 1 juli 2012 veranderd. Henk Keizer, bestuursvoorzitter GGN: ‘Over de hoogte van de incassokosten bestond voorheen veel onduidelijkheid. De nieuwe wet is heel precies. Voor de factuurbedragen geldt een staffel. Daarin is benoemd hoeveel er minimaal en maximaal in rekening mag worden gebracht.’ Dat geldt ook als je als onderhoudsbedrijf andere regels over incassokosten hebt opgenomen in je algemene leveringsvoorwaarden. ‘Voor particuliere klanten geldt dat de wet bindend is. De WIK is juist ook aangepast om consumenten te beschermen tegen onredelijk hoge incassokosten. Gaat het om een zakelijke klant, dan hebben we met andere wetgeving van doen. Staan de incassokosten duidelijk vernoemd en zijn ze onderling afgestemd? Dan gelden die eigen regels. Is er niks over incassokosten opgenomen, dan geldt de staffel van de WIK.’
14-dagenbrief
Maar voordat je als schildersbedrijf incassokosten in rekening mag brengen, ben je wel eerst wettelijk verplicht een zogeheten 14-dagenbrief naar je klant te sturen. ‘Een schriftelijke herinnering die de klant duidelijk maakt dat de betalingstermijn is verstreken’, zegt Keizer. ‘De klant krijgt dan alsnog 14 dagen de tijd om het verschuldigde bedrag (zonder bijkomende kosten) te betalen.’ In die 14-dagen brief moet je ook aangeven wat de exacte incassokosten zijn die op het factuurbedrag komen als er niet binnen twee weken wordt betaald. ‘Rechters volgen de wet behoorlijk strikt. De meeste van hen wijzen de incassokosten af als in de brief niet het exacte incassobedrag wordt beschreven. In dat geval draag je die kosten zelf.’
Betalingstermijn
Behalve de nieuwe regels voor incassokosten hebben bedrijven sinds 16 maart van dit jaar ook te maken met nieuwe regels voor betalingstermijnen. Daarbij gaat het specifiek om handelsverkeer tussen bedrijven onderling. Keizer: ‘Staat er in het contract of de algemene voorwaarden niets over betalingstermijnen, dan geldt voortaan standaard een betalingstermijn van dertig dagen. Bedrijven zijn vrij om onderling andere afspraken te maken, bijvoorbeeld een termijn van zestig dagen. Méér dan zestig dagen mag ook, mits niet nadelig voor één van de twee partijen.’ Voor transacties tussen bedrijven en overheden geldt nagenoeg altijd een betalingstermijn van dertig dagen.
Advies
Heeft Keizer nog adviezen voor schilderondernemers? ‘Juist in een branche als de bouw waar de marges flinterdun zijn, is het essentieel er bovenop te zitten. Een goed project is zo een verliesgevend project. Praat met opdrachtgevers, dat levert altijd signalen op. Communicatie is een gouden middel om de betalingsmoraal te verifiëren. Verder kun je het hele betalingstraject niet strak genoeg organiseren. Dat begint al met de offerte. Zet meteen de betalingsafspraken duidelijk op een rij. Laat de offerte tekenen voor akkoord en begin ook pas als de handtekening binnen is. Tegen de tijd dat de factuur wordt gestuurd, bel je even met de klant. Check of alles volgens afspraak verloopt en zeg dat de rekening eraan komt. Je zou dat als een servicegesprek kunnen zien. Wordt er niet betaald en verloopt de betalingstermijn bijna, bel dan opnieuw. Gebeurt er nog steeds niets: blijf er bovenop zitten. In het algemeen geldt: als je de afspraken strak bewaakt, heb je het snelst je geld binnen.’