Aanbestedingen van de overheid worden aan strenge regels gebonden. Inkopen op de laagste prijs en het clusteren van projecten zijn niet zonder meer toegestaan. Het gelijkheids-, transparantie- en proportionaliteitsbeginsel zijn drie sleutelwoorden van de nieuwe aanbestedingswet. De overheid wil met deze wet de toegang tot overheidsopdrachten voor het MKB verbeteren.
Wat zijn de praktische gevolgen van de nieuwe ‘Aanbestedingswet 2012’ die op 1 april 2013 in werking is getreden? Het Verf Advies Centrum (VAC) en Aanbestedings-advies Van Wijck organiseerden over dit onderwerp op 24 april een studiebijeenkomst. In het AZ stadion in Alkmaar verzamelde zich een gemêleerd gezelschap van gemeenten, woningcorporaties, scholengemeenschappen, bouw- en onderhoudsbedrijven uit het hele land.
Doelstelling
De doelstelling van de nieuwe wet is het leveren van maatschappelijke waarde, het bevorderen van doelmatige aanbestedingen en het stimuleren van milieu- en sociale winst. Bij sociale winst moet worden gedacht aan het opnemen van sociale voorwaarden in het aanbestedingstraject, zoals bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van leer- en werkplekken of stages voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De maatregelen uit de nieuwe aanbestedingswet moeten leiden tot: meer concurrentie (doordat meer ondernemers kunnen meedingen naar een overheidsopdracht), minder administratieve lasten, meer lijn in aanbestedingsprocedures, betere naleving van de regels, betere besteding van belastinggeld, eenvoudiger afhandeling van klachten en de wet moet vooral zelfstandigen zonder personeel en het midden- en kleinbedrijf betere kansen bieden op overheidsopdrachten.
Werkingssfeer
In principe is de nieuwe wet bedoeld voor álle overheidsopdrachten. Echter, ook voor private instellingen, zoals woningcorporaties, geldt dat er steeds hogere eisen worden gesteld aan de professionaliteit van hun aanbestedingsprocedures. Ook deze organisaties zullen zich moeten houden aan de beginselen van gelijkheid, transparantie en proportionaliteit. Het is voor deze organisaties verstandig om hun bestaande inkoopprocedures tegen het licht te houden.
Gelijkheidsbeginsel
Bij een aanbesteding moet ieder gelijk en niet discriminerend worden behandeld. In de praktijk betekent dit dat iedereen tegelijk dezelfde informatie ontvangt en er gelijke termijnen gelden voor het indienen van inschrijvingen. Ook moet de beoordeling van offertes voor iedereen op dezelfde wijze plaatsvinden.
Transparant
Er worden in de nieuwe wet hoge eisen gesteld aan transparant handelen. In de praktijk betekent dit dat:
- Alle spelregels vooraf duidelijk en transparant zijn;
- Alle besluiten in een inkoopprocedure objectief moeten worden verantwoord;
- Alle relevante informatie bekend moet worden gemaakt.
Het moet vooraf bekend zijn hoe een offerte wordt beoordeeld en welke wegingsfactoren worden toegepast. Alle criteria en eisen moeten vooraf worden aangekondigd. Bij afwijzing moet worden gemotiveerd waarom een aannemer de opdracht niet krijgt.
Een belangrijk aspect in het transparant aanbesteden, is dat niet meer zonder meer kan worden gekozen voor vaste aannemers. Verplicht is deze keuze toe te lichten. Waarom zij? Binnen de nieuwe wet is het niet toegestaan uitsluitend te selecteren op de laagste prijs en ook mag niet met een werk worden geleurd. In principe gaat de wet uit van de ‘economisch meest voordelige inschrijving’(EMVI). Indien dit niet wordt gehanteerd, moet goed worden gemotiveerd waarom hiervan wordt afgeweken.
Gunningscriteria
Naast prijs kan bij de meest voordelige inschrijving worden gedacht aan onder meer de volgende gunningcriteria: kwaliteit, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, milieukenmerken, gebruikskosten, rentabiliteit, klantenservice en technische bijstand, datum van levering en termijn voor de levering of uitvoering. De aanbesteder specificeert vooraf het relatieve gewicht van elk van de door hem gekozen criteria voor de bepaling van de economisch meest voordelige inschrijving.
Proportionaliteit
De eisen die bij een aanbesteding aan een ondernemer worden gesteld, moeten in verhouding staan tot de opdracht. Hoge omzeteisen kunnen niet worden gesteld, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn. Vragen naar ervaring met gelijke opdrachten kan niet. Wel kan worden gevraagd naar ervaring met vergelijkbare opdrachten. Bij onderhands aanbesteden kan niet worden gevraagd naar allerlei certificaten, zoals ISO of milieucertificaten. Wel naar de criteria genoemd in de certificaten; eventuele certificaten kunnen dan dienen als bewijsmateriaal. Altijd geldt dat de eisen in verhouding moeten staan tot het werk. Bij meervoudig onderhands aanbesteden kunnen minimaal drie en maximaal vijf aannemers worden uitgenodigd. Hoge kosten, zoals bijvoorbeeld het vooraf 1 op 1 inspecteren van complexen, zullen moeten worden vergoed.
Geen clustering
Opdrachten mogen in principe niet meer worden geclusterd, om te voorkomen dat kleinere bedrijven geen kans maken op een opdracht. Besluit een aanbestedende partij een opdracht toch te clusteren, dan mag dat alleen met een goede motivering. Vooraf moet een opdrachtgever nagaan en onderzoeken of er samenhang is tussen opdrachten en welke impact een geclusterde opdracht heeft op de markt en of kleinere bedrijven (MKB) voldoende toegang hebben tot een opdracht.
Eigen verklaring
Inschrijvers kunnen voortaan met een eigen verklaring aangeven dat ze voldoen aan de gestelde eisen. Tot nu toe moesten alle inschrijvers aan een aanbesteding de originele bewijsstukken aanleveren. Dat kostte veel tijd en moeite. Op grond van de nieuwe aanbestedingswet hoeft alleen de winnende inschrijver dat te doen. In de zaal ontstonden interessante discussies tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers over wat wel en wat niet meer kan in de toekomst. Een algemene indruk is dat het wellicht wél transparanter wordt, maar niet gemakkelijker.