Software voor de schildersbranche ontwikkelt zich doorlopend. Vaak op een nogal onopvallende manier, via updates, een bezoek van de leverancier, onderling overleg, of op vraag van een klant. Echte mijlpalen zijn zeldzaam. Maar Bartels Data Store kon er een vieren en had meer nieuws.
Het Bartels Datastore Forum, een groep kritische gebruikers van de softare van dit bedrijf, werd ditmaal gehouden in de blauwe zaal van het Sikkens Experience Center in Sassenheim. Om een goede reden. Sikkens en Bartels Datastore hebben het nu als eerste voor elkaar om inkoopfacturen rechtstreeks in het bedrijfssysteem te laten inlopen.
Goedkopere administratie
Bartels-directeur Anders Bartels legde de werking uit. Een inkoopfactuur van de verffabrikant komt nu rechtstreeks het systeem in via een ftp-server. Het document wordt als pdf opgeslagen, automatisch bij de boekhouding en bij de projectadministratie. De administrateur die daartoe gemachtigd is zal de factuur vergelijken met de pakbon (die nog niet digitaal is in te lezen), en ook de prijzen van de kleuren vergelijken met de calculatie. Kleuren worden immers per mengeenheid berekend, en vallen nogal eens anders uit. Is de factuur in orde, dan kan hij geaccordeerd worden. Er hoeven dus geen scans gemaakt te worden en geen gegevens overgetypt. Bartels: ‘Het afhandelen van een factuur kost op de oude manier zo’n 35 euro per factuur. In dit systeem komt het neer op 7 à 8 euro per factuur.’
Het papierloze schildersbedrijf komt er aan
Kantoorsoftware is in hoog tempo ‘mobiel’ aan het worden. Bartels Datastore heeft samenwerking gezocht met Egnyte, een aanbieder van beveiligde ‘channels’ om gegevens te synchroniseren. Daardoor is het nu mogelijk om op elke willekeurige plek met een telefoon of een laptop veilig over alle bedrijfsgegevens te beschikken. Schilders kunnen bijvoorbeeld op locatie met hun tablet of telefoon foto’s en rapporten maken, en die meteen aan het juiste project koppelen, maar ook informatie opvragen of bewerken.
Bonnenwerk
Voor mutatieonderhoud ontwikkelde Bartels een andere module, die volgens Anders Bartels al aantrekkelijk is voor elk bedrijf dat één bus dagelijks heeft rijden voor ‘bonnenwerk’. Vanuit het hoofdkantoor worden klussen voorbereid en vervolgens aan een medewerker toebedeeld. Deze ontvangt op zijn tablet deze ‘bonnen’, plant zijn route, en geeft aan wanneer hij met een klus begint en wanneer die is afgerond. Dan kan de bon meteen worden doorgeleid naar de financiële administratie en naar voorraadbeheer. Eventueel kan de klant gevraagd worden om op de tablet een handtekening te plaatsen voor akkoord.
Tenslotte ontwikkelt Bartels een systeem voor de digitale verwerking van zo goed als alle documenten. Deze kunnen worden toegewezen aan degene die er voor verantwoordelijk is, en die kan ze accorderen, van opmerkingen voorzien en/of doorsturen. Het papierloze schilderskantoor begint dus tot de mogelijkheden te behoren.