De Leidraad Resultaatgericht Samenwerken (RGS), het ‘handboek’ voor opdrachtgevers en -nemers in het vastgoedonderhoud, werd half april gelanceerd tijdens een online-event met zo’n 700 kijkers. Henk den Boer, voorzitter van OnderhoudNL, trad op als gastheer en verder gaven de voorzitters van woningcorporatiekoepel Aedes (Martin van Rijn) en werkgeversvereniging Bouwend Nederland (Maxime Verhagen) – de andere twee partners in de Stichting RGS – hun visie. Tevens kwamen de Leidraad-auteurs Olaf Piekhaar, Geert Vijverberg en Hans van der Krogt aan het woord.
Grootste winst
Continuïteit, voorspelbaarheid, beter planning, flexibeler, besparingen, minder faalkosten, tevreden klanten, als partner gezien worden in plaats van een aanbestedingskandidaat, het hebben over de inhoud in plaats van de prijs en een tool om de verduurzamingsopgave in 2050 te halen. Zomaar enkele kreten van deelnemers, zowel opdrachtgevers als -nemers, aan RGS-projecten uit het recente verleden als hen wordt gevraagd naar de grootste winst van RGS.
Conclusie van Den Boer: “RGS is niet meer weg te denken in goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap.” Of zoals een van de deelnemers stelde: “Als je durft en wilt samenwerken, dan leidt dat tot succes.”
De bestaande bouwvoorraad in Nederland is zo divers dat het onderhoud daaraan best complex is. “Er komt steeds meer bij kijken”, aldus Den Boer. Steeds belangrijker zijn componenten als bewonerstevredenheid, CO2-reductie, circulariteit en budgetzekerheid. Allemaal zaken die vragen om een andere relatie tussen opdrachtgever en -nemer. RGS voorziet daarin.
Stichting RGS
De huidige RGS-methodiek heeft een historie van ruim twintig jaar. In 2013 werd de eerste Leidraad RGS, gebaseerd op de wetenschap van TNO en SBR, gepresenteerd. Een van de oprichters en voorzitter van de Stichting RGS is Hans van der Krogt, in het dagelijks leven directeur van Smits Vastgoedzorg in Rotterdam.
De stichting staat voor ontwikkeling, borging en deling van kennis op het gebied van RGS. Sinds de oprichting zijn twaalf publicaties uitgegeven en Van der Krogt wist te vertellen dat men momenteel druk doende is RGS te koppelen aan de Renovatieversneller en andersom.
Van der Krogt benadrukte dat een win-winsituatie voorop moet staan. “Door samen te werken kunnen de bedrijfsprocessen en bedrijfsresultaten worden geoptimaliseerd.” Maar het is de opdrachtgever die bepaalt hoe er wordt samengewerkt; de mate van ketenintegratie en de daarbij horende taken en verantwoordelijkheden van alle partijen.
Vervolgens bepaalt de opdrachtnemer op basis van zijn visie, competenties en ambitie welke rol hij wil en kan vervullen. “De Leidraad beschrijft elke procesfase, maar geeft niet aan wie waarvoor verantwoordelijk is. De rolverdeling wordt binnen de samenwerking vastgesteld. Communicerende vaten. Het gaat erom bewuste keuzes te maken.”
Onderzoek meerwaarde
Vorig jaar bleek nog uit onderzoek van de Stichting VGO (het VGO-keurmerk garandeert dat onderhoudsbedrijven RGS in alle facetten beheersen) dat RGS inmiddels door een kwart van alle woningcorporaties actief wordt toegepast; 85 procent kent de RGS-aanpak en bijna 70 procent verwacht dat RGS steeds belangrijker wordt bij planmatig onderhoud, renovatie en investeringsprojecten.
Niet zo vreemd als je weet dat, afgezet tegen de traditionele aanbestedingssystematiek, met deze manier van samenwerken besparingen van 25 procent en meer in het verschiet liggen; 20 procent kostenreductie op de directe kosten en tot wel 50 procent op de indirecte kosten, zo blijkt uit onderzoek.
Thom Hoekveld, zowel bestuurslid van de Stichting RGS als van de Stichting VGO-Keur, wist te melden dat beide stichtingen een onderzoekproject voorbereiden om de meerwaarde van RGS nog concreter te maken. “Vaak wordt alleen gekeken naar de kostenkant, maar er zijn meer voordelen te behalen die niet allemaal tot drie cijfers achter de komma zijn te berekenen.” Denk aan aspecten als bewonerstevredenheid, kwaliteit van het werk, planningsvoordelen budgetzekerheid, voorspelbaarheid et cetera. “Het onderzoek moet goed onderbouwde argumenten opleveren over de totale meerwaarde van RGS.”
Persoonscertificering
Binnen de Stichting RGS wordt, samen met Sertum, gewerkt aan persoonscertificering. Bestuurslid Carel Hagemans, in het dagelijks leven directeur van Hagemans Vastgoedonderhoud in Nijmegen: “RGS is mensenwerk. Het gaat niet alleen om organisatorische vraagstukken, maar ook om gedrag, kennis en competenties van mensen. Je moet het niet alleen willen, maar ook kunnen. Voldoende kennis is een voorwaarde om RGS op de juiste manier toe te passen. Met persoonscertificering kunnen mensen en bedrijven laten zien dat ze deze RGS-kennis echt in huis hebben.”
Het wordt een mix van volgen van opleidingen en ervaring opbouwen in de praktijk. Er zijn al RGS-opleidingen voor management, projectleiding en projectuitvoering. Door een gecertificeerd examen aan te bieden, kan straks iedereen zijn of haar kennis laten toetsen, ongeacht of er een opleiding is gevolgd.
Gedragscode Mededinging
Overigens bleek tijdens de presentatie dat de Stichting RGS de Autoriteit Consument & Markt (ACM) op de stoep heeft gehad. Intensieve samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers mag de marktwerking niet verstoren. “Op verzoek van de ACM hebben we de spelregels voor ketensamenwerking nader uitgewerkt”, vertelde Geerts Vijverberg, een van de drie auteurs van de nieuwe Leidraad. “Dit geeft geleid tot een praktische Gedragscode Mededinging.”
Bouwend Nederland
Bouwend Nederland is bewust aangehaakt bij de Stichting RGS, aldus voorzitter Maxime Verhagen, links op de foto, in gesprek met OnderhoudNL-voorzitter Henk den Boer. Het wil deze manier van samenwerken – van inspanningsverplichting naar een resultaatverplichting – breder onder de aandacht van haar leden brengen. Een noodzaak, aldus Verhagen, want de verduurzamingsopgave, als uitvloeisel van het Klimaatakkoord, is enorm. “Het gaat alleen al om 7 miljoen huizen.”
Opdrachtgevers en opdrachtnemers moeten beter van elkaars kwaliteiten gebruikmaken door al in een vroeg stadium samen na te denken over de strategie en de doelen die met bouw-, renovatie- of onderhoudsprojecten behaald dienen te worden. Verhagen: “Bij de verbetering van dat vastgoed zijn tal van gespecialiseerde vakmensen betrokken. De productieketen is daardoor veel langer en ingewikkelder geworden. De nieuwe Leidraad kan handvatten geven om dat goed te organiseren. We moeten samen kijken hoe we dit het beste kunnen aanpakken.” Volgens hem is het een combinatie van productie maken en continu verbeteren. “Als wij de opgave echt willen halen, moeten wij efficiënter werken. Daar help deze Leidraad bij.”
Ook nieuwbouw
Martin van Rijn, voorzitter van Aedes: “Je moet de state of the art van de techniek snappen.” Vastgoedonderhoudsbedrijven hebben die kennis en daar moet je als woningcorporatie gebruik van maken, is zijn mening. Hij hoopt dat RGS ook onnodige kosten vermijdt, waardoor de woningcorporaties meer investeringsmogelijkheden hebben, en de kwaliteit van de woningvoorraad verbetert. RGS heeft wat hem betreft een mooie toekomst, “maar er is nog een wedstrijd te winnen door dit gedachtengoed meer te verspreiden in corporatieland.” Ook is hij er een voorstander van om deze methodiek bij nieuwbouw toe te passen. Er zijn overigens al utiliteitsprojecten waar de aannemer niet meer alleen verantwoordelijk is voor het bouwen, maar ook voor het beheer, onderhoud en soms zelfs energiegebruik. De stap naar woningbouw lijkt dan niet groot en RGS kan daar behulpzaam bij zijn.
Leidraad bestellen
In de nieuwe Leidraad RGS verschuift het accent naar projectoverstijgend werken; co-makers denken mee over het meest optimale beheer en onderhoud van een deel van de vastgoedportefeuille. Ook wordt RGS toegepast op meerdere werksoorten; instandhouding (zoals planmatig, contract- en het dagelijks onderhoud), maar ook grote ingrepen, zoals renovatie en verduurzaming. En in de nabije toekomst wellicht nieuwbouw.
De verschillende managementrollen binnen RGS zijn in de nieuwe Leidraad ook beter met elkaar verbonden. De zeven procesfasen van de Leidraad zijn nog steeds dezelfde, maar er is nu een meer volwassen koppeling gemaakt met het assetmanagement. Ook zijn veel nieuwe bijlagen opgenomen, die direct in de praktijk kunnen worden gebruikt, zoals voorbeelden van selectiecriteria, kwaliteitsplannen en onderhoudsscenario’s. Er wordt in de Leidraad ook onderscheid gemaakt tussen projectoverstijgende raamovereenkomsten en projectgebonden aannemingsovereenkomsten, die als modelovereenkomsten zijn opgenomen in de Leidraad.
De auteurs zijn Olaf Piekhaar, Geert Vijverberg en Hans van der Krogt. De nieuwe Leidraad (236 pagina’s) kunt u gratis downloaden of in druk te bestellen voor 50 euro (excl. btw) via:
www.denieuweleidraadgrgs.nl
Vijf succesfactoren
De Leidraad ondersteunt gebruikers bij het herkennen van wat belangrijk is om RGS succesvol toe te kunnen passen. Op basis van ervaring en best practices behoren wat de auteurs betreft onderstaande onderwerpen tot de top vijf: competentie- en organisatieontwikkeling, teamwork en leiderschap, van grof naar fijn werken, innovatie en procesbeheersing.