Openstaande facturen, grote kans dat u er als ondernemer al eens mee te maken heeft gehad. Wat is er aan te doen om dit te voorkomen? En hoe zorgt u ervoor dat de onbetaalde facturen alsnog worden voldaan? Het online platform Debiteurenbeurs maakte, samen met een aantal financiële experts, een lijst met nuttige tips.

Recent onderzoek van Stichting Betalingsachterstandenregistratie heeft uitgewezen dat meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven (55 procent) regelmatig de dupe is van betalingsachterstanden van klanten. Bij grote organisaties (meer dan 100 medewerkers) geeft 61 procent van de deelnemers aan meer dan €10.000 te missen door openstaande facturen aan niet-betalende klanten.

De gevolgen kunnen rigoureus zijn voor een bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan het niet kunnen betalen van nota’s aan grote leveranciers of het uitblijven van investeringen in de eigen onderneming. Wat kunt u als ondernemer doen om openstaande facturen te voorkomen? En hoe zorgt u dat de niet-betaalde facturen alsnog worden voldaan?

Samen met negen experts stelde Debiteurenbeurs, een online platform dat bedrijven in staat stelt snel en flexibel financiering aan te trekken voor liquiditeitsbehoefte vanwege langlopende debiteuren, een lijst op met tientallen tips. Deze zijn te verdelen in drie categorieën:

•        Openstaande facturen voorkomen
•        Het belang van goede communicatie
•        Openstaande facturen betaald krijgen

Openstaande facturen

Evalueer risico’s
Elke onderneming loopt kans om vroeg of laat te maken te krijgen met langdurige openstaande facturen. Hoe groot deze kans is, bepaal je echter voor een groot deel zelf. Werk je met vaste klanten? Dan is de kans groot dat je deze kunt vertrouwen op tijdige betaling. Wisselt de klantenkring echter snel en ben je niet erg kritisch op klanten voor je diensten of producten die je aan hen levert? Weet dan dat dit het risico op openstaande facturen mogelijk vergroot.

Duidelijke factuur 
Een goede factuur met een heldere omschrijving van de factuureisen is de eerste stap naar een tijdige betaling van de klant. Een duidelijke factuur laat de verplichtingen van zowel koper als verkoper zien. De kans is groot dat wanneer de deal helder in de factuur staat, de betaling ook soepeler zal verlopen.

Factureer snel 
Hoe sneller je zelf factureert, hoe minder een lange termijn het gevolg is van je eigen handelen. Wacht dus niet per se op het einde van de maand, maar factureer zodra het werk gedaan is.

Plan betaaldata
Zet niet alleen in je boekhoudpakket, maar ook in je agenda wanneer je betalingen verwacht. Zo houd je scherp wanneer je in actie moet komen en kom je niet achteraf voor onverwachte verrassingen te staan. Bovendien komt het bij klanten ook vreemd over wanneer je zelf weken later nog wijst op een termijn die verlopen is.

Liquiditeitsplanning
Als je een eenvoudige liquiditeitsplanning hebt voor de komende zes maanden weet je wat het effect is als je iets later wordt betaald dan verwacht. Mocht je tekorten hebben, dan kun je daar snel op inspelen.

Controle kredietwaardigheid
Teveel ondernemers vergeten vooraf te controleren wat het betaalgedrag is van hun klant. Via kredietbureau’s kun je rapporten raadplegen die je veel inzicht kunnen geven in je klanten. Het kost een paar euro, maar altijd minder dan wanneer je rekening niet wordt betaald.

Betaalverwachtingen afstemmen 
Als je ontdekt dat je klant minder kredietwaardig is of een minder goede betaalmoraal heeft, kun je daar in je aannamebeleid rekening mee houden. Of je strenger wordt met kortere termijnen, of soepeler met langere, hangt vooral af van de doelstelling die je bij de klant hebt. Zitten er meer mooie opdrachten in het verschiet? Probeer een commerciële kans te benutten.

Vergroot betaalgemak 
Vergroot het betaalgemak van de schuldenaar door een iDEAL-link mee te sturen met de nota. Ook kan het raadzaam zijn om bij sommige klanten een flyer of een motivatiekaart onder de aandacht te brengen. Hierin wordt op eenvoudig niveau, zonder dreigende taal, het belang van het betalen van de onbetaalde factuur uitgelegd.

Leg betalingsafspraken vast 
Als je contact hebt gehad en je klant heeft een afspraak gemaakt omtrent betaling, kun je die het beste voor jezelf opschrijven en nog eens bevestigen aan je klant. Zo voorkom je misverstanden en bouw je een dossier op dat je nodig kunt hebben als uiteindelijk echt niet wordt betaald .

Maximale vordering bepalen 
Het bepalen van een maximum bedrag aan openstaande facturen per klant is een goed hulpmiddel bij openstaande facturen. Ga na wat voor jouw onderneming het effect is als dit maximum bedrag geruime tijd openstaat bij klanten. Kan je je lonen aan personeel niet meer uitbetalen? Betekent dit het faillissement van het bedrijf? Dan is het maximum bedrag te hoog.

Vooraf betalen
Zorg dat zoveel mogelijk vooraf wordt betaald. In sommige branches is betaling achteraf de gewoonte, maar dat betekent niet dat jij geen andere afspraken hierover kunt maken. Betalen vooraf is aan te raden wanneer je het betalingsrisico tot nul wilt beperken, twijfelt aan de klant, veel investeringen moet doen om de opdracht uit te voeren, klanten hebt via-via of van ‘vrienden’.

Goede communicatie

Bepaal je doel van tevoren
Wat wil je bereiken met een telefoontje of brief? Direct worden betaald, een betalingsregeling, andere toezeggingen? Hoe beter jij je voorbereidt, hoe beter je de richting van het gesprek kunt bepalen.

Eerst bellen
Wanneer een klant een factuur niet betaalt, hoeft dit niet direct te duiden op kwade bedoelingen. Direct een sommatiebrief sturen nadat de betalingstermijn is verlopen, is dus, zeker bij goede relaties, wat teveel van het goede. MKB Servicedesk raadt aan om eerst telefonisch contact te zoeken met de debiteur. Besteed niet teveel aandacht aan de oorzaken voor het uitblijven van de betaling, maar focus op het vervolg. Maak een mondelinge afspraak voor een nieuwe datum en laat deze schriftelijk bevestigd worden.

Niet dreigen
Blijf zakelijk en correct. Het is ergerlijk wanneer je te laat wordt betaald, maar pittige taal en dreigementen leveren meestal weinig op. Een incassobureau inschakelen kan altijd nog en maakt onderdeel uit van elke normale procedure. Doe een beroep op de redelijkheid.

Kweek begrip 
Wijs klanten erop wat de gevolgen zijn als ze niet tijdig betalen. Bijvoorbeeld met een korte zin op de factuur, zoals ‘wij bieden u de mogelijkheid om pas na levering te betalen. Deze service kunnen we alleen maar blijven doen als onze facturen binnen 2 weken worden betaald. Wij rekenen op uw medewerking’. Hiermee kweek je begrip voor je werkwijze.

Koester snelle betalers 
Op tijd betalen zou eigenlijk de normaalste zaak van de wereld moeten zijn, maar blijkt soms eerder uitzondering dan regel. Puur en alleen focussen op de klanten die niet betalen, verplaatst jouw energie van de klanten die wél keurig op tijd betalen, naar hen die verzuimen. Besteed daarom ook aandacht aan zij die wel op tijd betalen, laat je waardering blijken en beloon deze klanten.

Onderhoud klantcontact
Een goed onderhouden relatie met klanten is niet alleen belangrijk bij het verkopen en leveren van diensten en producten. Nee, juist nadat de producten zijn geleverd, is een fatsoenlijke verstandhouding belangrijk. Wanneer klanten jou graag over de vloer zien komen en het contact goed is, zullen zij eerder bereid zijn openstaande facturen te betalen. Zoek dus niet alleen contact met klanten wanneer jij kampt met openstaande facturen, maar toon ook tussentijds belangstelling.

Nota’s betaald krijgen

Stel een goede sommatiebrief op
Laat na een of twee aanmaningen óf na het niet nakomen van eerder gemaakte betalingsafspraken een goede sommatiebrief opstellen, waarin duidelijk wordt aangeven wat de gevolgen voor de debiteur zijn in geval betaling uitblijft.

Wees stipt 
Als je te lang openstaande facturen opvolgt, wees dan stipt. Zorg voor goede intervallen en bouw per actie de druk op.

Toon daadkracht
Wees alert op betaalafspraken die met klanten worden gemaakt. Bel direct op naar de klant als de betalingstermijn is verlopen om te vragen waar de betaling blijft of dat er nog andere zaken spelen. De instelling ‘we kijken het nog even aan’ leidt meer dan eens tot problemen en kan het betalingsproces alleen maar lastiger maken in een later stadium. Bewaak dus structureel de termijnen van facturen en herinneringen.

Schort werk op
Hangt een openstaande factuur samen met werkzaamheden die je nog moet verrichten voor deze klant? Kies er dan voor om deze werkzaamheden op te schorten, dus uit te stellen tot de openstaande factuur is betaald. Voorwaarde is wel dat dit opschorten in verhouding staat tot het openstaande bedrag. Indien dit bedrag laag is, terwijl de werkzaamheden groots en ingrijpend zijn, dan is opschorten niet altijd de gepaste uitkomst.

Is vordering opeisbaar?
Deze vraag is belangrijk wanneer een klant zijn factuur niet heeft betaald. Is de betalingstermijn verstreken? Dan is dit waarschijnlijk het geval, de debiteur is dan namelijk in verzuim. Is er geen termijn bepaald, dan kan een ingebrekestelling uitkomst bieden. Een ingebrekestelling is in feite een aanmaning op papier waarin je de klant een nieuwe kans biedt om binnen (vaak korte) termijn alsnog te betalen.

Bron: www.debiteurenbeurs.nl

Onderzoek van Stichting Betalingsachterstandenregistratie wijst uit dat meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven regelmatig de dupe is van betalingsachterstanden van klanten.