Wie neemt de regie wanneer je plotseling overlijdt? Wie neemt het bedrijf over? Een noodlottig ongeval, een hartstilstand, het betreft meestal anderen. ‘De werkelijk is helaas anders’, weet Wim de Jong, algemeen directeur van Facet Accountants & Adviseurs in Capelle aan den IJssel. Hij geeft enkele suggesties.

‘Ondernemers zijn zich onvoldoende bewust van de gevolgen voor hun bedrijf wanneer ze overlijden’, vertelt De Jong. Hij heeft het onderzocht. ‘Ondernemers willen ondernemen, willen zich bezighouden met zaken waar ze goed in zijn. Ze weten best wel dat ze iets moeten regelen als het gaat om overlijden en de gevolgen daarvan voor het bedrijf én het thuisfront. Immers “mijn bedrijf is mijn pensioen”. Maar dat is lastig, dus wordt het vooruitgeschoven. Terwijl het morgen afgelopen kan zijn.’

Volgens De Jong moet de bewustwording omhoog en moeten ondernemers meer van te voren vastleggen. Als er op het moment van overlijden niets vastligt, wordt het voortbestaan van de onderneming al snel onzeker. De Jong: ‘Want welke zaken moet een opvolger, als die al is aangewezen, regelen om te zorgen dat het bedrijf niet omvalt? Ontevreden met de ontstane situatie kunnen leveranciers stoppen met leveren, hebben klanten er geen vertrouwen meer in en loopt personeel weg. De bank gaat vragen stellen. Als je niet oppast, kan het thuisfront fluiten naar het opgebouwde pensioen omdat de waarde van de zaak is verbrand.’

Veel onduidelijkheden zijn af te vangen door een testament op te laten stellen en een onafhankelijk executeur testamentair te benoemen, iemand die verantwoordelijk is voor de afwikkeling van de erfenis. En toch blijft er dan een belangrijk open einde bestaan, weet De Jong uit zijn jarenlange ervaring met ondernemers. ‘Vaak wordt vergeten om inlogcodes en passwords voor applicaties, processen en procedures vast te leggen. Of een noodplan met daarin wensen ten aanzien van zeggenschap in de onderneming.’

Op de vraag ‘wat als je morgen tegen een boom rijdt en overlijdt, naar wie moet je onderneming dan?’ weten niet veel ondernemers een stellig antwoord te geven als de situatie zich zou voordoen. Om daar beter inzicht in te krijgen ontwikkelde Facet een tool waarmee een noodplan is samen te stellen. Want hoe meer er is vastgelegd over een onderneming, hoe beter/sneller de draad kan worden opgepakt na een overlijden. ‘De tool stimuleert de ondernemer om met de ander in gesprek te gaan en actie te ondernemen.’ Voor de opvolger worden de belangrijkste stappen op twee A4-tjes beschreven. Zodat hij weet welke zaken hij meteen moet regelen.

Het opslaan van dergelijke kritieke gegevens van het bedrijf moet natuurlijk veilig opgeborgen zijn, maar altijd toegankelijk als dat nodig is. Daarvoor heeft het accountants- en adviesbureau een goed beveiligde, online omgeving gecreëerd: de digitale kluis. De ondernemer heeft 24 uur per dag, 7 dagen per week toegang tot dit online dossier.

Het zakelijk deel beheert de accountant; de ondernemer kan de documenten , waaronder het noodplan, altijd bekijken. Het privédeel is bedoeld voor persoonlijke dingen, daar heeft de accountant geen toegang toe. De Jong: ‘Wij bewaren de digitale reservesleutel. Hiermee kunnen we na overlijden de inhoud vrijgeven aan de door de ondernemer aangewezen persoon.’

Continuïteit waarborgen

Zijn je kinderen al oud genoeg om het schildersbedrijf over te nemen? Willen en kunnen ze dat überhaupt? Kun je het je partner aandoen? Is de meeste cruciale informatie direct toegankelijk? Zijn deze vragen lastig te beantwoorden? Dan is de continuïteit van het bedrijf niet voldoende geborgd wanneer er iets met jou als directeur-eigenaar gebeurt.

Hoe groter het bedrijf des te meer taken en verantwoordelijkheden er binnen het bedrijf verdeeld zijn. Als de directeur-eigenaar wegvalt draait alles naar omstandigheden wel door. Bij een klein bedrijf ligt dat anders. Valt de baas hier plotseling weg, dan zijn de effecten daarvan veel sterker voelbaar.

Zo’n klein bedrijf is bijvoorbeeld AGNN in Emmen, importeur en leverancier van spuitapparatuur. Het bedrijf telt 3 personeelsleden: de directeur-eigenaren Ferry van der Weerd en partner plus een medewerker. ‘Ja, daar hebben we over nagedacht. Als ik eerlijk ben pas voor het eerst echt serieus een jaar of twee geleden. We zijn gegroeid en dan groeien de consequenties bij een mogelijke calamiteit evenredig mee. Reden om daar eens bij stil te staan. Mijn vrouw en ik staan evenredig in het bedrijf. Technisch en besluitvormend weten we exact van elkaar waar we mee bezig zijn. Alle bedrijfsinformatie is voor ons toegankelijk. Als mij iets overkomt, los van het persoonlijke aspect, kan mijn vrouw direct een-op-een alles overpakken, en omgekeerd. Zelfs al zou beiden iets overkomen, hebben we daar afspraken met familie over gemaakt. Onze kinderen zijn namelijk nog veel te jong dat ze daar actief een rol in zouden kunnen spelen.’

Houtrenovatiespecialist Renovaid telt inmiddels 8 fulltime medewerkers en 2 parttimers. Voldoende aanleiding om het eventueel wegvallen van de directe aansturing goed te regelen. Directeur-eigenaar Paul van Loon: ‘Niets is onmogelijk en daarom is een aantal zaken vastgelegd. Stel, ik rijd morgen tegen een boom, dan krijg je in eerste instantie paniekvoetbal. Wel is bepaald wie er onder die omstandigheden de verantwoordelijkheid neemt voor de lopende zaken. Dat is het eerste spoor waarlangs het een en ander gaat lopen. Via het tweede spoor speelt onze accountant een speciale rol. Die behartigt de financiële en fiscale zaken en regelt voor zover mogelijk de eigendomszaken. En natuurlijk zijn er altijd lopende onderhandelingen tussen mij en zakelijke partners waarvan de details zich ergens in het digitale verkeer bevinden. Daar is niet in voorzien dat die informatie direct oproepbaar is. Daar moet een oplossing voor te bedenken zijn.’

Jeroen Wilbrink Decoraties is het kleinste bedrijf in dit artikel, een eenmanszaak. Door het specifieke decoratiewerk leent Wilbrink, afhankelijk van de grootte van het project, regelmatig meerdere decoratieschilders in. Het is inherent aan de sector. ‘Als eenmanszaak doe je het meeste zelf. In mijn vak is dat ook nog eens heel specialistisch. Voor mijn vrouw is die informatie toegankelijk. Ook van de offertes en te versturen en uitstaande facturen is ze op de hoogte. Dus daar is wat continuïteit ingebouwd. Als mij iets ernstigs zou gebeuren, kunnen de ingeleende mensen, en dat zijn op hun vakgebied ook specialisten, op een project in uitvoering in meer en mindere mate een tijdje verder. Gebeurt mij iets fataals, tja, dan komt mijn overlijdensrisicoverzekering ter tafel. En daarmee sluiten ook de boeken. Mijn stelregel is dan ook altijd: je bent zo goed als je laatste klus. En dat is hier ook op van toepassing.’

Foto:

Hoe gaat het verder in je bedrijf als je morgen tegen een boom rijdt en overlijdt?

Foto: Facet Accountants &Adviseurs